整頓は、まず「仕分ける」ところから始める

 

書類の整理整頓について、最近心がけている事を書いてみます。
仕事で処理することが多くなってくると、ついつい机の上に書類が山積みになってしまいます。

次第に山積みになると、
⇒処理するのに時間がかかる
⇒次第に手をつけたくなくなくなってくる、
⇒さらに山積み書類が増える
という悪循環に陥ってしまいます。

こうなると、後は山が大きくなっていくだけです(汗)。
そこで、こうならないために私が心がけている整理整頓のポイントは、以下の通りです。

まず、整理整頓の「整理」というのは、不要なものを取り除く事といわれています。

まずは必要か不要かの判断をするわけですね。
これが一つ目の手順です。

後でネット上でも手に入るものは基本的に捨てた方が良いと思いますが、
私の場合、書類が必要になった時に再度ネットから手に入れる時間ももったいないと思うので、
後で参照する必要がありそうな書類はEvernoteに片っ端から入れていきます。
Evernoteならパソコンの容量は食いますが、物理的なスペースは食いません。
後でEvernoteを検索してパッと出せることで仕事がはかどる事があります。

こうして「整理」することで必要なものに厳選できたら、その次に「整頓」をしていきます。

整頓の取りかかりとして大切なのは、まずは「仕分ける」ことです。
私の場合、仕訳の基準は以下の通り。

・処理中:今後、何かしらの処理が必要な書類
・スキャン:Evernoteにスキャンする必要がある書類
・パンチして綴じる:2穴パンチで穴を開けて綴じる必要がある書類
・そのままファイリング:穴を開けずにそのままファイリングする書類

この4つの分類に分けてしまえば、
後はそれぞれの書類を分類ごとに連続して処理していけば、
処理スピードが上がります。

これを分類せずに処理しようとすると、
スキャンしたりパンチで穴を開けたりファイリングしたりと、
動作がその都度バラバラになってしまい、非常に効率が悪いです。

「まずは分類⇒連続処理」が速いと思います。

書類の山を処理したら、あとは山にならないようにその都度処理するのが良いですね!

私が読んだ中から、
整理整頓関連のお勧め本を載せておきますね。

スマホの音声入力で業務効率化!

 

最近、スマートフォンの音声認識精度の高さに驚いています。

 

私の場合、仕事上では、訪問リハビリが終わった後、次の利用者さん宅まで移動時間も含めて20分程度しかないことが多くありますが、その短い時間の間に、スマートフォンの音声認識を利用して、その日のリハビリの内容や利用者さんの状態を素早くテキスト化していくことができています。

 

これにより、1日の訪問が終わって事業所に戻った後、利用者さんの記録をする際には、音声入力したテキストの中で間違いを若干修正して貼り付けるだけで記録を終えることができます。

医療的な専門用語は弱いですが、専門用語以外の部分ではかなりの認識精度の高さです。

音声入力を利用し始める前までは、手書きのメモを見ながら1からキーボードでテキスト入力していたため、かなり時間をとられていました。

 

このように音声入力を利用することで、業務上かなりの時間短縮につながりました。

 

ちなみに、このブログの記事もすべて音声入力で書いていますが、認識精度はかなり高く、所々の修正だけで書き上げることができています。

ブログを書き終えた後の疲労感も全く違います。文字入力の操作で指を使わないため、楽な姿勢で書き続けることができます。

 

音声入力によりテキスト入力の速度が格段に速くなることで、ブログを書いている最中に止まってしまうのが、次に何を書こうかと考えている時間です。

書くことが負担にならなくなった分、いかに考えることに時間をとられているかということを思い知らされます。

 

逆に言えば、考えさえまとまっていれば、音声入力で書くのはたやすい事です。

 

スマホでの入力といえば、これまではフリック入力だったため、長文を書く時にはもどかしさがありました。

しかし音声入力があれば、長文の入力もあまり苦になりません。

 

この音声入力を活用しない手はないと思いますので、これからどんどん使って、時間短縮につなげていきたいと思います!

「超」整理法でおなじみの野口悠紀雄先生も、音声入力で書くというテーマだけで1冊本を書かれています。

この本も全て音声入力で書かれたとのことですよ。

この本を読むと、音声入力のさまざまな活用法が書かれており、さらに音声入力を活用したくなってきます。

オススメの本です!


 

 

 

 

モチベーションを上げるための読書

 

最近、千田琢哉さんの本にハマっている。

千田琢哉さんの本の書き方は、中谷彰宏さんにそっくりだ。

むしろ積極的にマネをしているのだと思うが、マネの仕方が半端ない。

名前を隠されていたら、どちらが書いた本か分からないぐらいだろう。

仕事の仕方もそっくりだ。

大量にアウトプットするやり方で、すでに著書は100冊を超えている。

中谷さんの本も、千田さんの本も、共通していることがある。

文章の構成がとても読みやすく、すぐに読めてしまうところだ。

千田さんの著書でも述べられているが、スピード感をもって書かれているため、読む時もスピード感をもって読みやすい。

まさにその通りだ。

千田さんの著書に対するAmazonのコメントでは、「内容が薄い。」とか、「同じ事を繰り返し言っているだけ。」とか、
かなり辛辣なコメントも多くある。

私が思うに、こういった本は、内容うんぬんよりも、自分の心にスッと入ってきて、心に火をつけてくれて、いかに自分の行動を後押ししてくれるかが重要なのだと思う。

だから私は、中谷さんの本や千田さんの本を、知識や技術を得るために読んでいるわけではなく、自分のモチベーションを上げる一つの手段として読んでいる。

これも一つの本の読み方だと思う。

著者の思考の一部が自分の中にインストールされるイメージだ。

本をきっかけに自分の行動が良い方に変われば、それこそ素晴らしい価値だと思う。

 

 

 

極細スタイラスで快適電子読書

 

最近、極細スタイラスがイチオシです。

これまで使っていたスタイラスはペン先が太かったため、iPad miniで読書する時にマーカー代わりに線を引く際、どうしても思った通りに引けなくて、何度も引き直したりしてイライラする場面が多くありました。

しかし、ペン先が極細のスタイラスに変えてから、iPad miniの画面上で線を引くことが快適にできるようになりました。

 

線を引くだけでなく、文字を書き込むのも以前のスタイラスと比較すると格段に書きやすくなりました。

 

ペン先の太さが変わるだけで、電子書籍での読書がここまで快適にできるものかと感動しました。

 

極細のスタイラスは他のスタイラスと比べると価格は少し高めですが、この投資に見合うだけのメリットは十分あると思います。

 

皆さんもぜひ極細スタイラスの書き心地を体感してみて下さい!

 

私が使っているのがこちらのスタイラスです。

 

 

 

 

仕事ができる人に共通する“スピード感”

 

最近、ビジネス書を読んでいて感じるのは、スピードこそ大事だということです。

スピードが大事だという事は、色々なビジネス書でいわれています。

ビジネス書でいわれているだけではなく、実際に仕事ができる人を見ていると、共通してスピード感があります。

実際、じっくりと時間をかけて考えたからといって良い考えが浮かぶわけではありません。ふとしたきっかけで、猛烈なスピードでアイデアが浮かぶことがほとんどです。

考えるのにかけた時間とアイデアの質は正比例しないのです。

また、スピードがあると、常に前倒し前倒しで仕事ができるため、不測の事態が起きても修正が容易に出来るというメリットがあります。

仕事には常に不測の事態がつきものです。

常にギリギリまで追い込まれて仕事をしていると、不測の事態が起きた時に修正する時間がなかったりします。

常に余力を残して仕事をすることはとても大切なことです。

また、かけた時間と仕事の結果が正比例するとも限りません。

まずはどんな小さな事でも良いので仕事に何かしら手を付ける。
そして、仕事を始めながら随時修正していく、走りながら修正していくという事が大切です。

あれこれとじっくり時間をかけて仕事に手を付けても、実際に走り出さないと分からないことが絶対に出てきます。経験しないと気付かないことが出てきます。

そういった実際に経験しないと分からない事に早く気付いていち早く修正していくためにも、まずは手を付けるということがとても大切です。

そして、とりあえず一通り形にすることで、仕事の結果を客観的に見ることができます。

早く形にすることで、PDCAサイクルを1度だけでなく、何度も回すことができます。

とにかくPDCAサイクルの回転率を上げることが仕事の完成度を高めていくのだと思います。

このようにスピードの大切さを訴えていますが、私自身がまだできているわけではないので、自分への戒めも込めてこの投稿を書いてみました。

みなさんも、私と一緒に仕事のスピード感を高めていきましょう!

最後に、私が読んだ本の中から、スピードの大切さが解説されている本をご紹介します。
参考にされて下さい。

 

大人のための読書の全技術/齋藤孝(中経出版)レビュー

 

今日読んだ本は、
大人のための読書の全技術/齋藤孝(中経出版)

この本、久々に興奮して読み進めました。

読書が大好きな私としては、読書をテーマに書かれた本には目がありません。

しかも、私が普段から考えているテーマとして、「大量の本の内容をいかに効率よく自分のものにするか、仕事や実生活に活かすか」ということがあるのですが、この本はそのテーマにピッタリとくるものでした。

他の読書術の本ですでに言われている内容もありますが、「全技術」とうたわれている通り、ボリュームも多く、網羅的に書かれている所が良いと思います。

私が共感した内容は以下の通りです。

・読書をすることで、テレビやインターネットでは得られない“活きた知識”、“体系だった使える知識”を身につけることができる。
・生活の中の自由になるお金の一割も書籍にかけないというのは、ちょっと厳しい言い方をすれば、社会人として地盤沈下を起こしていることになる。
・尊敬する人物の本を本棚に揃えておくことは、常に敬愛する師匠とともに生活しているようなもの。
・偶然手にした一冊だけの情報を鵜呑みにすることは、非常に危険なことである。できるだけ多くの本を読み、様々な情報の中から、本当に正しいものを選び取る力をつけるべきである。
・読書に割ける時間が限られている中で、すべての本を精読していては、読める本の数は大きく制限される。そのため、より多くの本を読むためには、速読する本と、精読する本をきちんと選別して、効率化を図るべきである。
・本は知識で読んでいるため、読めば読むほど、一冊あたりの労力は小さくなっていく。
・複数冊の本を同時並行的に読むことで、大量の本を読むことができる。
・本を大事にするのであれば、真っ白のまま置いておくのではなく、むしろどんどん書き込んで、本を自分の色に染めてしまう。それこそが本を大事にするということである。
・本を自分のものにしたいとき、その本を一定期間持ち歩くというのも使える技術である。

このように、とても共感できる内容が多く、読書に対する認識を再確認させてくれるとともに、新たな発見が多い本でした。

社会人として仕事をする上では、読書はとても重要だと思います。

先輩や同僚から学ぶことも大切ですが、それにも限界があります。
自分が会ったこともないスゴい人達の生の経験から生まれた学びを千円ちょっとで、しかも自分の好きな時間に好きなだけ得られるわけですから、これほど安い投資はないと思います。

これからも、少しでも多くの“活きた知識”、“深い思考力”を身につけられるように、大量の読書を続けていこうと思います。

ポメラDM100は最強の文章入力ガジェット

 

最近、バッグに入れて常時持ち歩いているガジェットはMacBookAirとiPad miniでしたが、新たにキングジムのポメラDM100が仲間に加わりました。
我ながらデジタル化が著しいです。

ポメラDM100は以前使用していましたが、途中からお蔵入りしていました。

しかし、最近またメインガジェットに復活しました。
その理由は以下の通りです。

iPad miniの入力用キーボードとして、Logicoolの「Ultrathin Keyboard mini」を使っていました。
しかしこのキーボード、iPadとサイズがピッタリ合うように作られているため、持ち運ぶにはこの上なく便利なのですが、いざ文字を打つ時には、私の感覚ではキーボードが狭すぎて打ちにくいのです。特に、頻繁に使うDeleteキーが文字キーよりもさらに小さいため、打ち間違いを修正するたびにこの小さなDeleteキーを打ち損ない、無駄な時間をロスすることになってしまいます。

このキーの小ささとキーピッチの小ささのため、文字入力が快適とは言えず、以前よりも文章作成に時間がかかるようになってしまいました。

そのため、キングジムの「ポメラDM100」を再度復帰させたというわけです。

ポメラDM100は文字入力に特化して作られているガジェットなので、当然のように文字入力は快適そのもので、ノートパソコンで打つのと全く変わりません。
文字を打つという作業以外に余計な気を遣う必要がなく、とにかく文章入力に集中できるわけです。

また、ポメラの良さは文字入力だけではありません。
iPad mini用のキーボードだと、iPad mini本体とキーボードが分かれているため、iPadを別のスタンドに立てたり、もしくはキーボードについている溝にはめ込んだりして使用するため、揺れる電車の膝の上であったり、不安定な場所ではそもそも使うことができません。
それに比べてポメラであれば、キーボードと画面が一体化しているため、不安定な場所でもおおよそ打つことができます。

さらに、ポメラなら電池の持ちがかなり良く、長時間書く場合も心配が不要です。

ポメラで記事を書いた後は、Bluetoothでパソコンに接続したり、文字データをポメラ内でQRコードに変換してキングジム純正のiOS用QRコード読み取りアプリで読み取らせてiPhoneからSNSにアップしたりと、他のガジェットとの連携もストレスなくこなすことができます。

ポメラDM100のサイズはiPad miniよりも大きいため、コンパクトさではiPad mini用キーボードに負けてしまいますが、それ以上に素晴らしいメリットがあるガジェットだと思います。

というわけで、この記事もポメラDM100を使って快適に執筆しています。

iPadのように一つのガジェットで何もかもこなそうとすると、どこかで欠点が出るものです。
ガジェットに応じた役割分担が必要ではないかと感じています。

私の中での各ガジェットの役割分担は以下の通りです。

・iPad mini ⇒読書用・資料参照用
・ポメラDM100 ⇒文章入力用
・MacBookAir ⇒プレゼン資料作成用・オフィス文書の編集用

各ガジェットの一番得意な点を一番引き出す使い方がベストだと思います。

私が書いた以前のポメラ関連の記事をまとめておきます。

毎日の日記はポメラDM100+iPhone+Evernoteで簡単記録!

読書の速さを劇的に速くできた私の方法 Vol.4 ポメラDM100への入力

デジタルメモ帳「ポメラ DM100」はかなり“使える”ガジェットだ!

ポメラと連続バーコードリーダーでラクラク長文作成

最近必携のデジタルガジェット

複数のメディアを組み合わせて効果的に情報発信を

 

私はこれまでに、このブログや、facebookの個人ページ、facebookページ5つ、facebookグループ1つ、個人twitter、テーマ限定twitter2つ、アメブロなど、さまざまな情報発信メディアを試してきました。

その経験からいえることは、メディアは1つに限定せずに、さまざまなタイプのメディアを組み合わせながら情報発信したほうが相互作用が生まれ、効果的に発信できるということです。

具体的には、ブログで書いた記事を、facebookやtwitterでシェアして紹介する。

facebookページで書いた記事を、テーマ限定twitterでシェアして紹介する。

twitterでのtweetで反応が良かったものをfacebookやブログに記事としてまとめる。

など、1つのメディアで終わるのではなく、それを他のメディアでシェアしたり、まとめたりして、相互作用を利用するわけです。

こうすることで、1つのメディアの弱点を補うことができると思うのです。

twitterのメリットとしては、気軽に小さな事柄でも発信できることですが、タイムラインは常に流れているため、人の目に触れるためには、ある程度tweetの時間帯を意識する必要があります。例えば、業務前やお昼休みや業務終了後の一目に触れやすい時間帯にtweetするとか。

また、facebookはtwitter以上にまとまった内容を書くことができますが、写真がない投稿は写真がある投稿よりも「いいね!」がつきにくいという特徴もあります。

また、ブログはfacebookよりもさらにまとまった内容の記事を書くのに適しています。テーマやデザインなどの設定もかなり自由にでき、自分の色を出しやすいメディアだといえます。

しかし、ブログはSNSと比べるとコメントによる交流がしにくい点があると思いますので、「交流」というより「発信」の意味合いが強いのではないかと思います。

それぞれのメディアの特徴を活かして、その相互作用を作り出すように活用すると効果的なのではないかと思います。

同じ個人でも、それぞれのメディアでの読者層も異なると思います。

twitterやブログでは顔も知らない不特定多数が多くの対象になると思いますし、facebookでは会ったことがない人もいるにはいますが、リアルで会ったことがある知り合いも多いと思いますので、そういう点では、同じ内容の記事でも異なる読者層に向けて再発信できるというメリットがあるのだと思います。

ちなみに、このブログの記事も、完成したらtwitterでシェアしております。

こういった複数のソーシャルメディアの活用法については、樺沢紫苑先生の著書がオススメです。
私もこれらの本がSNSを活用する上でとても参考になりました。

Feedly→Pocket→Evernoteの流れで、快適な情報収集の仕組み作り

 

みなさん、毎日の情報収集はどのようにされていますか?

情報収集は、ネットから、本から、人から、など色々な方法がありますが、今回はネットからの情報収集に限って書きたいと思います。

最近では、まずはネットからの情報を手早く収集した方が、その後の“本から”や“人から”の情報収集にスムーズにつなげられると思います。
ネットからの情報収集は、その入口にあたるため重要ですし、ここをいかに効率的に行うかで情報収集全体のスピードが全く違ってくると思います。

それに、ネット上の情報をその分野に精通している「キュレーター」と呼ばれる人のフィルターを通して効率よく、分かりやすくまとめられたキュレーションサイトも存在し、このようなサイトでは、自分でゼロから情報収集していくよりもはるかに効率的に情報収集できます。

今回は、私がこれまで試した方法で一番快適に情報収集できている方法をご紹介します。

Feedly → Pocket → Evernote という流れが今のところ一番スムーズに情報収集することができています。

まず、ネット上ではさまざまなサイトから情報が流れているため、そのサイトを1つずつ訪問して最新情報を確認していくのはとても手間がかかるものです。
そこで利用するのが「RSS」です。
簡単に言えば、RSSというのはブログの更新情報やサイトの最新情報を読者に配信するための文書フォーマットのことです。
詳しくはウィキペディア「RSS」をご覧下さい。

このRSSからの情報を収集するツールとして以前はgoogleリーダーを使っていましたが、残念ながらgoogleリーダーのサービスが終了してしまったため、今ではFeedlyを使っています。

このFeedlyに、まずは自分が収集したい情報があるサイトのRSSを片っぱしから登録していきます。

すると、以下のようにFeedly上に、その全てのサイトのRSSの一覧が並びます。

Feedly

その中で、タイトルを見て少しでも気になった、中身を見たくなった記事を、今度はPocketというサービスに送るようにします。

FeedlyからPocketに記事を送る方法は、Pocketのアカウント情報をFeedlyに登録すれば連携ができます。
FeedlyからPocketへ

保存するたびに毎回シェアボタンをクリックするのが面倒な方は、「save」ボタンをクリックすれば一発で保存できる便利な方法がありますので、そちらをご参照下さい。
“1クリック”でFeedlyからPocketへ保存できる方法

(ただし、私がこの方法を試した結果、この方法では一度「IFTTT」という別のサービスを介するため、Pocket上に記事が送られるまでにタイムラグが発生するというデメリットがありました。そのタイムラグを気にされない方はこちらの方法でも良いと思います。)

Pocketというサイトは、簡単に言えば記事を「後で見る」サービスです。
今は気になった記事を見る時間がなくても、後でまとめて見たいという事があると思います。
そんな時、異なったサイトの記事であってもそれらの記事をまとめてPocketに登録しておけば、後で空き時間ができた時にPocketを開けばそれらの記事をまとめて読むことができるわけです。

また、Feedlyはネットにつながっているオンラインの環境でなければ記事を見ることはできませんが、Pocketならオフライン環境でも記事を読むことができるというメリットもあります。

さらに、Pocketで読んだ記事の中で、保管しておいて後で参照したり活用したい重要な記事については、Evernoteに保存します。

Evernoteのアカウント情報をPokcetに登録しておけば、シェアボタンから連携ができます。

pocketスクリーンショット

これで、Feedly→Pocket→Evernoteという情報の流れが完成します。

Feedlyから順番に、次第に使える情報を厳選していくイメージです。

私はこの方法を始めてから、かなり効率的にネット上の情報を収集し、活用することができるようになりましたのでオススメです!

A4裏紙で最強のメモ術

 

最近読んだ本で一番インパクトがあったのは、
「ゼロ秒思考」/赤羽雄二(ダイヤモンド社)です。

Amazonでの評価もとても高いですし、大きな書店に行けばたくさん平積みされています。

マッキンゼーで14年間活躍したという著者の「考えの質と量」を高めるためのメソッドを紹介した本ですが、「メモ術」「ノート術」といった知的生産のTipsが大好きな私としては、大変興味深く読ませて頂きました。

そして早速真似して実行に移しています。

何でも良いと思ったことはとにかく実際に自分で実行してみて、その結果を踏まえて自分で最終判断をする。
これが私のモットーです。
やる前から頭でいろいろと考えても、自分で実体験としてやってみないと何とも判断がつかないですもんね。

この本の内容は、モレスキンや万年筆のような特に高価なモノを使うわけでもなく、A4の裏紙とペンがあれば誰でもすぐにでも試せるシンプルなメソッドが素晴らしいと思います。

文房具マニアな私としては、ついペンやノートといった道具そのものに強くこだわってしまいがちなのですが、道具の解説については最小限で、メモの書き方そのものに焦点をあてて書かれており、とても説得力がありました。

読み終わった後も、何度も見返して愛読しています。

この本でいわれているメソッドとは、

  • A4裏紙を横置きで書く
  • 1ページに1件書く
  • 1ページに4〜6行書く
  • 各行20〜30文字で書く
  • 1ページ1分以内で、1日10分書く
  • 毎日10ページ書く

というものです。
このそれぞれの内容について詳しく解説されています。

これだけで、頭のモヤモヤがスッキリし、思考の質と量が高まるということです。

さっそく実行してみて、毎日10ページ書くというのはなかなかできていないのですが、以前よりも書く分量は格段に多くなり、確かに頭の整理ができてスッキリとする感覚があります。

A4裏紙がなかったとして、新品のコクヨのA4用紙500枚入りを使っても1枚あたりが1円ちょっとのコストでできるので、1日10円ちょっとで思考の質と量が深まると考えれば、安いものだと思いませんか?

以前はモレスキンを使っていましたが、モレスキンのように1ページ10円もするようなノートだと、貧乏性の私としては、書くのを躊躇してしまいます…。

しかし、A4サイズの大きさで1ページ1円程度なら、まさにガンガン書くことができます。

頭に浮かんだアイデアでも何でも、とにかく書いて、そこから膨らませて、形にしていくことができます。

頭の中だけで考えているよりも、はるかに形になる割合が増えてきます。

著者がこの本でいわれているように、初めから自己流を入れ始めてしまうと、そのメソッドの本質が失われてしまいますので、なるべく自己流は入れないように、著者のいわれる通りにしようとしています。

ただ、1つだけ自己流を入れさせてもらっています。

著者は、書き終わったA4裏紙は、すぐには見返さず、内容の分類ごとにクリアファイルに入れ込んで、3ヵ月と6ヵ月の時点で見返すようにされています。

私の場合、書き終わったA4裏紙は、ScanSnapで全てスキャンして、Evernoteに入れ込んで保管しています。
用紙の物理的なスペース節約のためと、iPhoneやiPadでいつでも呼び出して見られるようにするためです。
分類についてもEvernoteであればタグ付けも簡単にできます。

また、A4用紙ならクリップファイルが使えますので、バッグの中に入れて持ち運んでも用紙が折れ曲がることもないし、学会や勉強会などで席がない時や屋外でも、立ったままで安定して書くことができます。
ちなみに私が使っているオススメのクリップファイルは、セキセイのものです。
表紙があるので持ち歩く時にはA4用紙を包む形で持ち歩けますし、表紙が360度折り返せるので、書く時には書きやすくなります。

「深く、速く考える」ということについては、私にとって今のところ最強のメモ術となっています。