カテゴリー別アーカイブ: クラウド

デジタル手帳でどこでもスケジュール共有

 

最近、手帳をアナログからデジタルに変えました。

これまではA5変形サイズの能率手帳を使っていたのですが、iPhoneの手帳アプリに変えました。

その理由は、
1.病院勤務ではなくなった。
(医療機器がある場所で働かなくなったため)
2.仕事の同僚とスケジュールを共有したかった。
3.どこでもスケジュールを確認・追加修正したかった。
4.手帳という物理的な荷物を減らしたかった。

ということです。

運用法方としては、googleカレンダーを使用します。

そして、iPhoneの「Refills」という手帳アプリを使い、googleカレンダーを登録します。

すると、パソコンのgoogleカレンダーに入力したスケジュールが即座にRefillsに反映されますし、その逆も可能です。

何が便利かといいますと、入力するデバイスを選ばないということです。
パソコンからもiPhoneからもiPadからもスケジュールの登録・修正・確認ができます。そして、その内容が全てのデバイスで共有されます。

iPhoneに加えてiPadなど、デバイスが2つあるとさらに便利な使い方ができます。
例えば、iPhoneで通話時に同時にスケジュールを確認したい時、iPhoneしかなければ、一度電話口から顔を話してアプリを起動して確認する必要があります(同時進行ができない)が、iPadがあれば、iPhoneで通話しながらiPadのRefillsを開いて同時にスケジュールを確認することができます。

一番便利だと感じているのは、仕事の同僚とスケジュールが共有できることです。

googleカレンダーでは、スケジュールの内容によって分類別のカレンダーをいくつも作成できますので、自分だけが見るプライベート用のカレンダーと、同僚と共有する仕事用のカレンダーを作っておいて、仕事用のカレンダーを同僚のgoogleカレンダーと共有する設定にしておけば、私が入力・修正したスケジュールが即座に同僚のカレンダーに反映されますし、同僚が入力・修正したスケジュールを私がすぐに見ることができるわけです。

このことで、
1.スケジュールが入るたびにその詳細な内容を同僚に報告する手間がない
2.同僚が空いているスケジュールを毎回口頭で確認する手間がない
3.お互いが、将来のスケジュールを共有した状態で行動できるため、フォローなどがしやすい
といったメリットがあり、仕事の効率化を進めることができます。

また、個人的なメリットでいえば、アナログの手帳はいつでもどこでも持ち歩いているとは限りませんが、iPhoneなら大概の場面では肌身離さず持ち歩いていますので、どこでもスケジュールが確認・入力できるというメリットがあります。

アナログにはアナログなりの良さがありますが、iPhoneやiPadといったデバイスが発達してきた今、デジタル手帳の大きなメリットを感じています。

Feedly→Pocket→Evernoteの流れで、快適な情報収集の仕組み作り

 

みなさん、毎日の情報収集はどのようにされていますか?

情報収集は、ネットから、本から、人から、など色々な方法がありますが、今回はネットからの情報収集に限って書きたいと思います。

最近では、まずはネットからの情報を手早く収集した方が、その後の“本から”や“人から”の情報収集にスムーズにつなげられると思います。
ネットからの情報収集は、その入口にあたるため重要ですし、ここをいかに効率的に行うかで情報収集全体のスピードが全く違ってくると思います。

それに、ネット上の情報をその分野に精通している「キュレーター」と呼ばれる人のフィルターを通して効率よく、分かりやすくまとめられたキュレーションサイトも存在し、このようなサイトでは、自分でゼロから情報収集していくよりもはるかに効率的に情報収集できます。

今回は、私がこれまで試した方法で一番快適に情報収集できている方法をご紹介します。

Feedly → Pocket → Evernote という流れが今のところ一番スムーズに情報収集することができています。

まず、ネット上ではさまざまなサイトから情報が流れているため、そのサイトを1つずつ訪問して最新情報を確認していくのはとても手間がかかるものです。
そこで利用するのが「RSS」です。
簡単に言えば、RSSというのはブログの更新情報やサイトの最新情報を読者に配信するための文書フォーマットのことです。
詳しくはウィキペディア「RSS」をご覧下さい。

このRSSからの情報を収集するツールとして以前はgoogleリーダーを使っていましたが、残念ながらgoogleリーダーのサービスが終了してしまったため、今ではFeedlyを使っています。

このFeedlyに、まずは自分が収集したい情報があるサイトのRSSを片っぱしから登録していきます。

すると、以下のようにFeedly上に、その全てのサイトのRSSの一覧が並びます。

Feedly

その中で、タイトルを見て少しでも気になった、中身を見たくなった記事を、今度はPocketというサービスに送るようにします。

FeedlyからPocketに記事を送る方法は、Pocketのアカウント情報をFeedlyに登録すれば連携ができます。
FeedlyからPocketへ

保存するたびに毎回シェアボタンをクリックするのが面倒な方は、「save」ボタンをクリックすれば一発で保存できる便利な方法がありますので、そちらをご参照下さい。
“1クリック”でFeedlyからPocketへ保存できる方法

(ただし、私がこの方法を試した結果、この方法では一度「IFTTT」という別のサービスを介するため、Pocket上に記事が送られるまでにタイムラグが発生するというデメリットがありました。そのタイムラグを気にされない方はこちらの方法でも良いと思います。)

Pocketというサイトは、簡単に言えば記事を「後で見る」サービスです。
今は気になった記事を見る時間がなくても、後でまとめて見たいという事があると思います。
そんな時、異なったサイトの記事であってもそれらの記事をまとめてPocketに登録しておけば、後で空き時間ができた時にPocketを開けばそれらの記事をまとめて読むことができるわけです。

また、Feedlyはネットにつながっているオンラインの環境でなければ記事を見ることはできませんが、Pocketならオフライン環境でも記事を読むことができるというメリットもあります。

さらに、Pocketで読んだ記事の中で、保管しておいて後で参照したり活用したい重要な記事については、Evernoteに保存します。

Evernoteのアカウント情報をPokcetに登録しておけば、シェアボタンから連携ができます。

pocketスクリーンショット

これで、Feedly→Pocket→Evernoteという情報の流れが完成します。

Feedlyから順番に、次第に使える情報を厳選していくイメージです。

私はこの方法を始めてから、かなり効率的にネット上の情報を収集し、活用することができるようになりましたのでオススメです!

Kindle Fire HDX 7インチで快適電子読書

 

最近の私の持ち歩きガジェットは、appleのmacbook air(13インチ)と、amazonのKindle Fire HDX 7インチです。

2013-12-31 17.57.42

以前は、macbook airとiPad2とKindle paperwhiteとポメラDM100という重装備でしたが、やはりこれら全てを持ち歩くとかなりの重量になりますので、装備を軽くするために、2つに絞りました。

あれもしたい、これもしたいで色々とガジェットを持ち歩いていたものの、実際によく使用する場面は限られていたため、一番よく使うものに絞り込んだわけです。

仕事柄、医学書を常に参照する必要がありますが、これはmacbook airの中に全て入っていますし、よく見る医学書はPDF化してKindle Fire HDXに入れていればすぐに見ることができます。

私が一番よく使うのはビジネス書の読書なので、その用途に集中うさせるため、タブレット端末をKindle Fire HDXに絞り込みました。

おかげでamazonで購入した電子書籍はとても快適に読むことができています。

また、この端末はAndroidベースなので、EvernoteやDropboxといったノマドライフに必要な機能をアプリでプラスすることもできます。

私の用途としては、amazonの電子書籍、Evernote、Dropboxの3つをほぼメインで使っています。
あまり困ったこともありません。

2013-12-31 17.56.44

いざとなればmacbook airがありますので、詳細な作業はそちらで行います。

このKindle Fire HDXはiPadやiPad miniと比べると価格的にかなりリーズナブルですので、この機能でこの価格はかなりお得感があります。

画面も解像度が高く、読書の用途でとても満足しています。

持ち歩きガジェットが2つに減りましたので、かなりスマートになりました。

2013-12-31 17.56.06

 

 

何でもA5ノートにまとめる件 続編(Evernoteのオフラインノートブックの活用)

 

先日、何でもA5ノートにまとめる効果について投稿しましたが、効果は確かに認めました。

しかし、実際に試してみて、新たな問題も出てきました。

ある日、重要な打ち合わせがあり、お相手の方から過去の資料の内容について聞かれた時、その資料をノートに貼り付けていることは記憶していたのですが、そのノートは1つ前のノートだったため、その時には持ち歩いておらず、結局その場面では活用することができなかったという問題です。

この問題は、要するにアナログノートの物理的な制約の問題です。

何でもノートにまとめていくとして、その過去のノートを常に全て持ち歩くわけにはいきません。
持ち歩くとしても最新の1冊か2冊だけでしょう。
そのため、過去のノートに書いた内容を確認できるのは、そのノートを保管している自宅にいる時しかありません。

これこそがアナログノートの大きなデメリットです。

うーん、どうしたものか…。

色々と考えて、たどり着いたのが、Evernoteのオフラインノートブックの活用です。

「結局デジタルか!」と言われてしまいそうですが、アナログの利点とデジタルの利点を活用するためには、結局はハイブリッドな方法が一番なようです…。
まぁ、実際に色々と試してみてたどり着いた方法なので、自分の中では納得です。

さて、その方法ですが、
Evernoteには「オフラインノートブック」という機能があります。
通常Evernoteのデータはクラウド上にありますので、ネットにつながった環境で、ノートを開くたびにクラウドからデータをダウンロードして表示しているわけです。

そのため、常時ネットにつながっていないといけないという環境の問題と、データをダウンロードするまでに時間がかかるという問題があるわけです。
それを解決するのが「オフラインノートブック」機能です。

これは、スマホやタブレットの端末本体に、ノートブックの中のノートのデータを全てダウンロードして保存しておけるという機能です。

オフラインノートブックの状態にしておけば、ネットにつながっていなくてもその内容を表示させることができますし、データ自体が端末の本体に保存されているため、ダウンロードの待ち時間なく、パッと表示されるわけです。

これなら、過去の情報でも、ノートの分量に左右されずにいつでも引き出して参照することができます。

問題点といえば、端末の容量の限界までしか持ち歩けないという点ですが、最近の端末は容量が上がってきていますので、ノート1冊の分量よりもはるかに大きな容量のデータを持ち歩くことはできるはずです。

ちなみに、私のノート1冊分(100ページなので写真100枚分)を写真として取り込んだデータをタブレットのEvernoteでオフラインノートにしたところ、約700〜800MB程度のデータ容量になっているようです。(これは写真の解像度設定によって変わると思いますが)

単純計算で、32GBの容量の端末なら、ノート約40冊分を保存できる計算です。

それだけのノートを持ち歩くことは現実的には不可能だと思いますが、Evernoteであればスマートにできてしまうわけです。

このオフラインノートブックの活用を思いついてからは、とにかく後で必要そうなものは何でもオフラインノートブック化するようにしています。

このデジタル化の方法を使うにしろ、アナログのメリットが失われるわけではありません。

ノート1冊は常に持ち歩いていて、そのノートを使って手書きで書いた後、それをEvernoteでオフラインノートにするわけです。

こうしておけば、ノートがいっぱいになって新しいノートに変わった時でも、過去のノートの内容はEvernoteからいつでも参照できるというわけです。

というわけで、現在ではこの方法でノートをEvernoteに蓄積しています。

 

毎日の日記はポメラDM100+iPhone+Evernoteで簡単記録!

 

その日の日記を手書きすると、私の場合記録したい量が多いため、記録するのに時間がかかり、毎日続けると気力が持たなくなってきます。
忙しい日もあるため、毎日日記を手書きする時間が必ずしもとれるわけではありません。

そのため、私の場合は日記をいかに手間をかけずに記録するか、ということが優先事項となります。

文房具好きな私にとっては、手書きすること自体は好きなのですが、確実に記録するということを優先させて、手書きしたい気持ちを抑えつつ、デジタルで記録しているわけです。

やはり手書きよりもキーボードで打った方がかなり早く記録することができます。

私の方法は以下の通り。

1.ポメラDM100で日記を書く。

2.ポメラで書いた日記をQRコード変換機能を利用してポメラの画面上にQRコード表示させる。

3.iPhone上のポメラ専用QRコード読み取りアプリ「pomeraQR」で読み取る。(このソフトは優秀で、一瞬で読み取ることができます。)

4.「pomeraQR」上で読み取った日記をEvernoteへ転送する。(私は全文コピーしてさらに「PostEver」というソフトに貼り付けてEvernoteに転送しています。これなら、同じ日の投稿はEvernote上の同じファイルに追記されて1日分の記録がまとまるので読みやすくなります。)

という具合です。

3種のツールを組み合わせて、効率的に日記を記録することができるわけです。

Evernoteに日記を記録しておけば、「あの出来事はいつだったかな?」とか、「あの人は何と言ってたかな?」とか、気になったことはiPhoneで検索すればすぐに見つけることができます。
これが紙の日記帳なら、まず日記帳をひっぱり出してきて、おおよその目安はつくかもしれませんが、ページをめくって文字を探す必要があり、大変非効率だといえます。
アナログで「記録自体を楽しむ」のか?それともデジタルで「効率的に記録・利用する」のか?
人によってどちらを重視するかは違うと思いますが、私はせっかくの記録が「死蔵」してしまわないように、いつでも活用できるシステムを作りたいと思っています。

ちなみに、この記事もポメラDM100で書いて、BluetoothでMacBookAirに転送してから投稿しています。

Remember the milkで日々のタスクを着実にこなしていく!

 

 

みなさん、日頃のタスク管理はどうされていますか?

以前、私はメモ帳に手書きでタスクを管理していたのですが、タスクがそれ程多くない場合にはこの方法で十分管理できていましたが、仕事量が増えてタスクが次第に膨れあがってくると、もはや手書きでは処理しきれなくなってきました。

タスクを書いたメモ帳が何ページにも渡り、全体像を一目で見渡せないために抜けが出てしまったり、その日に消化しきれなかったタスクを次の日のタスクとして書き写すのにかなりの時間がかかったりと、多くの問題がでてきたのです。
そこで、思い切って手書きでのタスク管理はやめて、Remember the milkを使うことにしました。
今となっては、もはやRemember the milkがなければ日々のタスクをこなしていくことはできません。

これまでさまざまなタスク管理サービスを使ってきました。
Toodlodo、Nozbeなども使いましたが、自分にとって一番しっくりきたのはRemember the milkでした。

Remember the milkの操作方法については、多くのページで解説されていますので、そちらに譲ります。

ここでは、日々のタスク管理にRemember the milkをどう使うのか?という実践的な内容を書きたいと思います。

まず、タスクのリストですが、
私の場合、主には、「仕事」「家庭」「用事」「勉強」「待ち」というリストを作っています。
内容は以下の通りです。

「仕事」:仕事上で実行するタスク
「家庭」:自宅で実行するタスク
「用事」:外出先で実行するタスク
「勉強」:後で調べたい勉強内容についてのタスク
「待ち」:自分以外の人に任せて“待ち”の状態にあるタスク

今のところ、この分類であまり困ることはありません。

一番よく使う「仕事」リストについてご説明したいと思います。

まずは、仕事の前日、もしくは当日の朝に、その日の仕事で必要なタスクを入れ込んでいきます。
その日に実行すべきタスクの期日は「今日」に設定します。

タスクを入れ込む時のポイントとしては、具体的に実行しやすい形に分解してから入れ込むということです。
たとえば、ある勉強会を開催するまでのタスクを入れ込むとして、「○○勉強会の準備をする」というタスクだけだと、次にいったい何の準備をするのかをリストを見るたびに考える必要がありますが、
「○○君に勉強会資料の作成を依頼」、「総務課からプロジェクターを借りる」、「資料を参加人数分コピーする」などの具体的なタスクまで分解した上で入れ込んでおけば、実行段階で迷うことがなくなり、素早く行動することができます。

タスクを入れ込んだら、次にそれぞれのタスクの優先順位を1~4までの「優先度」で設定していきます。
そうすれば、設定した優先度の順番で自動的にタスクが並べ替えられます。
この「並べ替え」は、手書きのタスクリストでは絶対にできないことです。(手書きでも、付箋を使えば並べ替えは可能ですが、並べ替え作業に時間がかかり面倒というデメリットがあります。)

さらに、そのタスクを実行する時間が決まっている場合には、例えば9:00に実行するタスクであればそのタスクの頭に「09」を、14:00に実行するタスクであれば「14」といった具合に、そのタスクを実行する時間の数字を頭に付けることで、タスクを実行する時間順に並べ替えることができます。
例えば、15:30から回診があるとして、その回診に必要な資料をお昼に準備する必要があれば、「12 回診資料を準備」という形で書いておきます。

この方法はかなり強力で、いちいち大量のタスクの中から今できるタスクを毎回選び出すという手間を省くことができ、今の時間にどのタスクを実行すべきなのか?という事が一目で分かるようになります。

ここまでできれば、その日に実行するタスクの一覧表ができますので、このタスク一覧をプリントアウトしておきます。
なぜプリントアウトするのかといいますと、理学療法士という仕事上、医療機器への影響を考慮すると普段スマートフォンを常時持ち歩けるわけではありませんので、プリントアウトしておく必要があります。
もっとも最近では「機内モード」といって、電波を発生しないモードがあり、院内でiPhoneなどの端末を積極的に活用している病院もあるようですが、まだ病院内でスマホを使うのには抵抗感があります。

プリントアウトする際のポイントとしては、「スマートリスト」を活用することです。
スマートリストとは、さまざまな条件を設定して、その条件に見合うリストをRemember the milkが自動的に作ってくれるというものです。要するに、自分が設定した条件でタスクの表示を絞り込んでくれるわけです。

私の場合でいえば、「仕事」リストをそのままプリントアウトすれば、タスクの期限が今日だろうと明日だろうと、数週間先だろうと、全てのタスクが印刷されてしまいます。そうなると、何ページもタスクリストが印刷されてしまい、紙の無駄にもなります。
そこで、「仕事-今日」というスマートリストを作り、「仕事」リストの中で、「今日」が期限のタスクという条件を設定しています。そうすれば、今日こなすべき仕事上のタスクだけが表示され、明日以降のタスクは表示されませんので、このスマートリストをプリントアウトすれば、今日こなすべきタスクだけに集中できるわけです。

こうしてプリントアウトした今日のタスクリストをポケットに入れて業務に向かいます。
そして1日のタスクをこなしていくうちに、完了したタスクは手書きで消し込んでいきます。
その日に追加されたタスクがあれば、タスクリストの紙に手書きで追記していきます。

プリントアウトしたタスクリストに、追加項目があれば手書きで記入していく。

1日が終わったら、紙のタスクとRemember the milk上のタスクを比較し、終わったタスクはRemember the milk上でも完了にし、追記されたタスクはRemember the milk上に入れ込んでいきます。

このアナログの紙とRemember the milkの同期作業は、初めは面倒ですが、慣れてくれば5分程度で終えることができるようになります。

もちろん、理学療法士でも学校の先生など、スマートフォンを自由に使える職場環境の方は、アナログの紙にプリントアウトする必要はありません。スマートフォン上で「完了」、「追記」の作業をダイレクトに行う方が同期作業の手間が省けます。その代わり、タスクをこなす毎にスマホを頻繁に起動させていると、バッテリーの持ち時間が減るという問題が発生しますが。

私はこの方法を実践することで、手書きの頃よりも多くのタスクをこなすことができるようになりました。

ちなみに、Remember the milkをしっかりと活用するなら、年間25ドルの有料版のProアカウントにすることをオススメします。
私が実感しているRemember the milkの効果を考えると、年間25ドルなんて安いものです。
たった年間25ドルでタスクもれによる失敗が解消でき、タスク処理の効率があがり、時間の節約になるのですから。

日々、大量のタスク処理に悩んでいる方は、ぜひお試し下さい。

【オススメのタスク管理術関連本】

Evernoteでライフログをとる時のコツ

 

 

Evernoteでライフログをとる時のちょっとしたコツがあります。

例えば、私も以前このようにしていたのですが、食事をライフログとして残す際に、Evernoteアプリを開いてスマホで写真を撮影して、その後にノートのタイトルや内容を細かく書いたりして保存していたのですが、このちょっとした手間が頻繁に続くと結構面倒で、ライフログをとる上で心理的な障壁となります。

そこで、写真を撮影する際には、ただ写真を撮影してEvernoteに保存するだけにしておきます。また、テキストメモであれば、Evernoteのノートのタイトルに大まかな内容だけを記入してとりあえず保存しておきます。

そして、自宅に帰ってから1日の終わりに、まとめてタイトル付けや詳細な内容記入をパソコンでまとめて行うのです。

その日の内容なので、一時的に保存したノートを見ればその内容をトリガーとして大概の内容は思い出せますし、スマホで入力するより、パソコンのキーボードで入力した方が入力が早いし、こういう作業は一度に全部まとめて行った方が時間の短縮になり、効率的です。

この方法に変えてから、Evernoteでライフログをとるのがかなり楽になったように感じます。

以下、Evernote関連で私がオススメする本です。

すべての情報はEvernoteにまとめます

 

 

最近、Evernoteにハマっています。

きっかけは、日経ビジネスアソシエの2013年1月号「反省と計画の手法」の特集の中で、五藤隆介さんのEvernoteを使ったライフログの記事を見たことです。

 

 

五藤隆介さんについては、詳しくはこちらのブログをご覧になるとよく分かると思いますが、Evernoteを使ってライフログを残す達人です。

これまで私は、以前このブログでもご紹介した通り、メモした情報は基本はアナログのメモ帳でキレイに残して、検索用としてメモ帳にメモした内容をスマホのカメラを使ってEvernoteに毎日取り込もうとしていたのですが、忙しい毎日が続くと、スマホでEvernoteを起動して、1ページずつカメラで撮影して保存、ということがかなり面倒に思えてしまい、しばらく取り込めない日が続いたりと、ムラが出てきていました。

これではせっかくメモ帳にメモした内容も、Evernote上では途切れ途切れとなり、上手く活用できません。
以前メモした内容を調べたくてEvernoteを検索したが引っかからず、メモ帳を1ページずつめくって調べてみる、という手間がかかったこともあります。

そこで、いっそのこと思い切って、最終的には全ての情報はEvernoteに集約するように割り切って考えることにしました。
アナログのメモ帳とEvernoteの両方を併用することは以前と変わりませんが、重点をメモ帳からEvernoteにシフトしたのです。
とにかく毎日の情報が途切れないように全てをEvernoteに入れ込むようにしたのです。

そのため、全てのメモ内容をスマホのカメラで撮影するのではなく、Evernoteにテキスト入力した方が速ければ、メモ帳を見ながらEvernoteに直接打ち込むことも増えました。
結果的には、この方法の方が手間がかからないし、スマホで見返す時も読み込みに時間がかかる画像ファイルではなく、テキストファイルで見返せるので速い、というメリットが出てきました。

五藤隆介さんも、「たった一度の人生を記録しなさい」(ダイヤモンド社)の中で、「情報はすべてEvernoteにまとめなさい」と言われています。

以前、奥野宣之さんの「情報は一冊のノートにまとめなさい」(Nanaブックス)という本がベストセラーになりましたが、このデジタル版といえます。

 

Evernoteでメモをするにあたり、アナログのメモ帳の位置づけですが、メモ帳にメモするのは、あくまで一時的なメモであって、Evernoteのノートが完成型になるわけです。
そのため、メモ帳に完璧に詳細な内容のメモを書き残しておかなくても、その日の夜にEvernoteに入力する時に思い出しながらでも入力することができれば良いわけです。
「後で自分が思い出せる範囲のメモ内容」と考えれば、メモするときの手間が省けて、メモ帳とEvernoteの両方に二重で記録しないといけないということもなくなるのではないでしょうか。

また、私の場合、もし外を歩いている時に何かを思いついた時、鞄からメモ帳とペンを取り出して、立ち止まってメモをするのは人目も気になりますし少し抵抗感がありますが、スマホを取り出してEvernoteに直接入力するのであれば、人目もあまり気にならないし、スマホはある程度動きながらでもフリック入力で入力しやすいというメリットがあります。
現在では、街中でメモ帳にメモしている姿よりも、スマホを取り出して操作している方が違和感は少ない気がします。それほどスマホが身近な存在になったということでしょう。
それに、メモ帳だと明らかにメモしていることが分かりますが、スマホだと、メールを打っているのか、ゲームをしているのか、など、周りから見ただけでは何をしているのかは分かりません。ここら辺の心理的な障壁の低さもデジタルのメリットではないでしょうか。

アナログのメモ帳では、年月が経ってかなり冊数がたまってくると、「あの時にメモした情報はどのノートのどこら辺にあるだろう?」と思っても、何百ページもあるノートの中から探し出すのは至難の業になってくるわけです。
ところがEvernoteに保存しておけば、何年前の内容であろうと、テキスト検索をかければ一発で見つけることができるわけです。

元々は手書きが好きな私なので、手書きの状態で保存・検索・見返しをしたいわけですが、ここは後からの利便性を優先して、Evernoteに一元化することにしました。

まぁ、Evernoteに保存したとしても、手書きのメモ帳も残っていくわけなので、これはこれで手書きする価値はあると思います。

これからEvernoteに私の人生を反映したライフログが残っていくのが楽しみです。

デジタルとアナログによる「ハイブリッドメモ術」

 

 

私が最近確立したのは、

デジタルとアナログのメリットを活かした「ハイブリッドメモ術」です。

 

アナログノートのメリットは、以下の本が参考になります。

情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」 (Nanaブックス)

100円ノート『超』メモ術

すべての情報は1冊の手帳にまとめなさい

「結果を出す人」はノートに何を書いているのか (Nanaブックス)

 

デジタルノートのメリットは、以下の本が参考になります。

EVERNOTE 情報整理術 (デジタル仕事術)

クラウド情報整理術

クラウドどこでも勉強術

EVERNOTE「超」知的生産術

EVERNOTE「超」仕事術

たった一度の人生を記録しなさい 自分を整理・再発見するライフログ入門

 

これらの本を読むうちに、アナログとデジタル、両方のデメリットを埋める方法は何かないだろうか?と考えるようになりました。

 

私が考える両者のデメリットは以下の通りです。

【アナログのデメリット】

  • 検索に時間がかかる
  • 量的な保管場所の確保が必要
  • 時間経過とともにノートの老朽化が起きる
  • 常に持ち歩ける量には限界がある

【デジタルのデメリット】

  • バッテリー切れの問題がある
  • 情報の一覧性の低さ
  • 記録時のスピードはアナログにはかなわない
  • 手書きの図や表の記録がしにくい

 

この両者のデメリットを埋めるために考えたのが、

デジタルとアナログの「ハイブリッドメモ術」です。

 

その過程を1つずつ見てきます。

 

1.メモをする

まずは、メモをアナログで取ります。

日頃思いついたアイデアや日々の記録などを、メモ帳に記録していきます。

(メモするノートは自分が使いやすいものであれば何でも構いません。私はミニ6穴サイズのブレイリオのシステム手帳を使っています。どこでも持ち歩けるサイズで、見た目も高級感があって気に入っています。)

メモする時のポイントは、「日付情報を付加する」という事です。

日付情報さえ付加しておけば、内容は何でも時系列にごちゃ混ぜに書いてしまって構いません。

手書きメモなので、図や表なども自由に素早く書くことができます。

バッテリー切れの心配もありません。

 

2.メモした内容をスマホでEvernoteに取り込む

次に、1日の終わりに、今日1日のメモをスマホのカメラで撮影します。

撮影するアプリは、Evernoteを使います。

 

Evernoteよりより鮮明な画像で保管したければ、CamScanner(Android用アプリ)などの画像鮮明化ができるアプリを使います。

私はこのCamScannerを愛用しています。このアプリは、まるでフラットヘッドスキャナーで撮影したかのように鮮明にメモ帳をスキャンすることができるのでとてもオススメです!

CamScannerなどのアプリで撮影した場合には、撮影した画像データをそのアプリからEvernoteに転送します。

この際、PDFファイルとして転送しても良いのですが、オススメはjpegの画像データです。

なぜならば、画像データであれば、Evernoteの画像内テキスト検索に引っかかる可能性がありますし、Evernoteで表示する際にPDFファイルは一度別のPDF表示アプリで開く必要がありますが、jpeg画像であれば、Evernoteのノートを開けばすぐに見ることができて閲覧スピードを速くできます。

Evernoteでは、「メモ帳」などの名前のノートブックを作成して、そこにメモ帳の画像データを全て入れ込んでいきます。

個別のノートのタイトルは、日付を付けていきます。

例えば、2012年8月11日のノート画像であれば、

「20120811」や「120811」といった具合に、日付が分かる名前を付けます。

日付のタイトルを付けておけば、スケジュール帳やGoogleカレンダーなどとリンクさせることができます。

スケジュール帳で出来事を探したら、Evernoteで日付検索をかければ、その詳細な内容を見ることができるわけです。

キーワード検索よりも日付検索の方がある意味強力です。

 

3.Evernoteのノートブック内に、キーワードを入力する

次に、ノートブックの内容の欄に、その日のメモ帳の画像データに関連したキーワードを入れていきます。

 

このキーワードは、後で自分が検索する時に検索しやすいキーワードを入れておく必要があります。

何年か経った後でも検索に引っかかるように、自分が思い浮かべやすいキーワードを入れると良いと思います。

 

また、同じ言葉でも、違う言い回しでいくつかキーワードを入れておくのもオススメです。

例えば、「Evernote」というキーワードであれば、英語で検索した時しか引っかかりませんが、「Evernote、エバーノート」と入れておけば、英語と日本語のどちらで検索しても引っかけることができます。

同様に、「スタバ」を「スタバ、スターバックス」など、正式名称と略称の両方をキーワードとして入れることでも検索に引っかかる可能性が高くなります。

 

「ハイブリッドメモ術」の内容は以上です。

こうすることで、アナログ・デジタルそれぞれのデメリットを補うことができるわけです。

 

【アナログのデメリット】

・検索に時間がかかる

  ⇒Evernoteですぐに検索ができる

・量的な保管場所の確保が必要

  ⇒どんなに量が増えても、デジタルなら物理的なスペースが必要ない

・時間経過とともにノートの老朽化が起きる

  ⇒デジタルで保管すれば、老朽化は起きない

・常に持ち歩ける量には限界がある

  ⇒デジタルなら、クラウドで大量のデータをどこでも参照できる

 

【デジタルのデメリット】

・バッテリー切れの問題がある

  ⇒アナログノートならバッテリー切れの心配はない

・情報の一覧性の低さ

  ⇒アナログノートなら一覧性が高い

・記録時のスピードはアナログにはかなわない

  ⇒記録する時はアナログノートを使うので、記録スピードは速い

・手書きの図や表の記録がしにくい

  ⇒アナログノートに記録すれば、図や表も自由に手書きで記入できる

 

アナログノートにメモした内容を、毎日Evernoteに入れるのは面倒では?という意見もあると思いますが、

これを「面倒な作業」と捉えるのではなく、「日次レビューの時間」と捉えることで、価値ある作業となります。

 

1度アナログノートにメモしたけれど、1度も見返すことがなくノートの中に埋もれてしまっているということはないですか?

Evernoteに入れ込むという作業を行うことで、1日の終わりに、その日の出来事を「見返す」ことができ、その日はどんな1日だったのか?価値ある1日だったのか?次に行うべき行動は何かなかったか?といった日次レビューができるわけです。

 

また、Evernoteでキーワードを決めるという作業をすることで、その日の出来事を強く記憶に残すこともできます。

こう考えると、アナログからデジタルへの変換作業は決して無駄な時間ではなく、大きなメリットとして捉えることができるのではないでしょうか。

 

また、Evernoteへの入力は必ず毎日行わなくても、休日にまとめて数日分を行っても問題ないと思います。

なぜなら、Evernoteですぐに検索できるようにしておかなくても、アナログノートから数日前の情報ならすぐに探し出すことができるからです。

 

Evernoteが威力を発揮するのは、普段は持ち歩けない数年前のノートの内容をすぐに知りたい時です。

何年前の情報であろうと、キーワードさえ入れておけば、一瞬で検索で引き出すことができるのです。

 

私の経験上、仕事での会議中に、ある情報について参加者全員が忘れてしまっていた時に、私のEvernoteで一瞬で検索して提示することができたということがあります。

 

こういう時こそデジタル情報のメリットが最大限に活かされます。

 

この「ハイブリッドメモ術」は、毎日少しの手間をかければ、長年時間が経てば経つほど内容が蓄積されていき、威力が発揮されるメモ術ではないかと思います。

 

ご興味を持って頂けた方は、ぜひお試しを!

「Toggl」でタイムログを取ることで、時間の意識を高める

 

私は、「Toggl」というサービスを使っています。

「Toggl」というのは、タイムログを管理するインターネット上のサービスです。
登録してIDとパスワードを取得すれば、無料で使用することができます。

いま何をしているか?を入力して「開始」ボタンを押し、作業が終了したところで「Stop」ボタンを押せば、その作業のタイムログが簡単に記録できます。

 

記録し忘れた場合でも、後から時間修正ができるので、途中から記録を開始して、後で開始時間を修正するという使い方もできます。
断続的に行ったプロジェクトでも、その都度時間を記録していれば、最終的にはそのプロジェクト全体の合計作業時間が分かるようになっています。

 

 

何の作業にどれくらい時間がかかったのかを随時記録して、それをレポート機能を使ってグラフ化したりすることができるのです。


Togglは、Windows、Mac、iPad、iPhone、Androidなどでアプリが提供されていますので、ハードウェアを意識することなく使用することができます。
特にパソコン前で作業していない時にはスマホで記録できるので便利です。

 

Togglでタイムログを取る目的ですが、
単にライフログとして、その時に自分がどういう事をしていたのか、ということを記録する意味もありますが、大きな目的として、スケジューリングの精度を上げる、ということがあります。

 

タイムログを取ると、作業時間が分かるようになりますので、スケジューリングをする時に、過去の似たような作業・プロジェクトの時間を参考にして、より正確なスケジューリングをすることができます。
これにより、立てていた予定より作業が大幅に遅れてギリギリになって大変な思いをすることや、予定を多く見積もり過ぎることを防ぐことができます。

 

また、目標達成のために使う事もできます。
例えば、毎日必ず30分間勉強するという目標を立てたならば、1日の合計勉強時間が30分になっているかをチェックするために使うこともできるわけです。

 

Togglではタグを付けることもできるので、後からタグ毎に合計時間を確認することもできます。
このタグは、例えば勉強であれば、科目のタグを準備していて、どの科目をどの程度勉強したのかを知ることができます。
「インプットの時間」「アウトプットの時間」などのタグをつけてみても面白いかもしれません。

 

ライフログを取ること自体が目的となってしまっては、無駄な時間が増えるだけで本末転倒ですが、明確な目的をもってライフログを取ることで、時間をより有効活用することができるようになるのではないかと思います。