Evernoteでパソコンのハードディスク容量を食わないためにする方法

 

みなさんEvernoteは使われていますか?

Evernoteとは、メモや画像、PDFやOfficeのファイルなど、さまざまなストックしておきたいデータを保存できるクラウドサービスです。

私は2009年からEvernoteを使い始めていますので、約9年間使っているわけですが、もはや手放せないサービスになっています。

この世からEvernoteがなくなったらどうしようか?と本気で思います。

何しろ、これまでの仕事やプライベードの全てのメモというメモ、写真、データなどが全て詰まっているわけですから。

以前はメモ帳やノートにメモを書いて保存していましたが、

「そういえば、あのメモはどこに書いたっけ?」といって探す時に、膨大な数のメモ帳から探し出すのはとても大変でした。

でもEvernoteなら、探したい語句で検索をかければ一発で出てきます。

しかも、テキスト入力したデータだけではなく、手書きしたメモの写真など、色々なものをごちゃ混ぜにして放り込んでおけるので、とても便利です。

写真に写っている手書きの文字さえも検索の対象にしてくれるのも大変便利です。

 

Evernoteの良さを語ったらキリがありませんので、本題に入ります。

 

Evernoteを使っていて問題と感じていたのは、データを放り込めば放り込むほど、パソコンのハードディスク容量を少しずつ食っていきます。

私の場合、2009年から放り込んできた約2万件のデータをバックアップすると、約25GBになっていました。

このEvernoteのデータのためにパソコンのハードディスク容量が限界に達していたのです。

最近のモバイルノートパソコンはハードディスクからSSDに変わってきているため、ハードディスクの時よりも全体の容量自体がまだ少ないため、ただでさえ少ない容量をEvernoteのデータで25GBも食われると、大変でした。

 

そこで、Evernoteの保存容量を少なくする設定方法がありますのでご紹介します。

まず、Evernoteのオプションの「同期」に、

「オンデマンド同期を有効化」というチェックがあります。

これにチェックを入れれば、現在表示させているノート以外はハードディスクにダウンロードしないようにできます。

また、同じく「同期」の設定の

「ほとんど閲覧されていないノートのコンテンツを削除」にチェックを入れて日数を設定すれば、

その日数以前のコンテンツはハードディスクから削除されるように設定できます。

 

これらの設定は、いずれもEvernote自体からノートを削除するわけではないのでご安心下さい。

あくまでもパソコンのハードディスクに保存しないようにする設定です。

 

私はこの2つの設定に切り替えて、削除するまでの日数を60日に設定したところ、

ハードディスク空き容量が

13GB⇒29GBへアップしました!

16GBの容量が空いたことになります。

こんなに空くんですね!

 

この設定にすることで、ノートを開く際に若干動作が遅くなる感覚はありますが、ブロードバンド環境ではよほど容量が大きいノートでない限りは、割と速く開く印象はあります。

ハードディスク容量不足でお困りの方はぜひお試し下さい!

整頓は、まず「仕分ける」ところから始める

 

書類の整理整頓について、最近心がけている事を書いてみます。
仕事で処理することが多くなってくると、ついつい机の上に書類が山積みになってしまいます。

次第に山積みになると、
⇒処理するのに時間がかかる
⇒次第に手をつけたくなくなくなってくる、
⇒さらに山積み書類が増える
という悪循環に陥ってしまいます。

こうなると、後は山が大きくなっていくだけです(汗)。
そこで、こうならないために私が心がけている整理整頓のポイントは、以下の通りです。

まず、整理整頓の「整理」というのは、不要なものを取り除く事といわれています。

まずは必要か不要かの判断をするわけですね。
これが一つ目の手順です。

後でネット上でも手に入るものは基本的に捨てた方が良いと思いますが、
私の場合、書類が必要になった時に再度ネットから手に入れる時間ももったいないと思うので、
後で参照する必要がありそうな書類はEvernoteに片っ端から入れていきます。
Evernoteならパソコンの容量は食いますが、物理的なスペースは食いません。
後でEvernoteを検索してパッと出せることで仕事がはかどる事があります。

こうして「整理」することで必要なものに厳選できたら、その次に「整頓」をしていきます。

整頓の取りかかりとして大切なのは、まずは「仕分ける」ことです。
私の場合、仕訳の基準は以下の通り。

・処理中:今後、何かしらの処理が必要な書類
・スキャン:Evernoteにスキャンする必要がある書類
・パンチして綴じる:2穴パンチで穴を開けて綴じる必要がある書類
・そのままファイリング:穴を開けずにそのままファイリングする書類

この4つの分類に分けてしまえば、
後はそれぞれの書類を分類ごとに連続して処理していけば、
処理スピードが上がります。

これを分類せずに処理しようとすると、
スキャンしたりパンチで穴を開けたりファイリングしたりと、
動作がその都度バラバラになってしまい、非常に効率が悪いです。

「まずは分類⇒連続処理」が速いと思います。

書類の山を処理したら、あとは山にならないようにその都度処理するのが良いですね!

私が読んだ中から、
整理整頓関連のお勧め本を載せておきますね。

Feedly→Pocket→Evernoteの流れで、快適な情報収集の仕組み作り

 

みなさん、毎日の情報収集はどのようにされていますか?

情報収集は、ネットから、本から、人から、など色々な方法がありますが、今回はネットからの情報収集に限って書きたいと思います。

最近では、まずはネットからの情報を手早く収集した方が、その後の“本から”や“人から”の情報収集にスムーズにつなげられると思います。
ネットからの情報収集は、その入口にあたるため重要ですし、ここをいかに効率的に行うかで情報収集全体のスピードが全く違ってくると思います。

それに、ネット上の情報をその分野に精通している「キュレーター」と呼ばれる人のフィルターを通して効率よく、分かりやすくまとめられたキュレーションサイトも存在し、このようなサイトでは、自分でゼロから情報収集していくよりもはるかに効率的に情報収集できます。

今回は、私がこれまで試した方法で一番快適に情報収集できている方法をご紹介します。

Feedly → Pocket → Evernote という流れが今のところ一番スムーズに情報収集することができています。

まず、ネット上ではさまざまなサイトから情報が流れているため、そのサイトを1つずつ訪問して最新情報を確認していくのはとても手間がかかるものです。
そこで利用するのが「RSS」です。
簡単に言えば、RSSというのはブログの更新情報やサイトの最新情報を読者に配信するための文書フォーマットのことです。
詳しくはウィキペディア「RSS」をご覧下さい。

このRSSからの情報を収集するツールとして以前はgoogleリーダーを使っていましたが、残念ながらgoogleリーダーのサービスが終了してしまったため、今ではFeedlyを使っています。

このFeedlyに、まずは自分が収集したい情報があるサイトのRSSを片っぱしから登録していきます。

すると、以下のようにFeedly上に、その全てのサイトのRSSの一覧が並びます。

Feedly

その中で、タイトルを見て少しでも気になった、中身を見たくなった記事を、今度はPocketというサービスに送るようにします。

FeedlyからPocketに記事を送る方法は、Pocketのアカウント情報をFeedlyに登録すれば連携ができます。
FeedlyからPocketへ

保存するたびに毎回シェアボタンをクリックするのが面倒な方は、「save」ボタンをクリックすれば一発で保存できる便利な方法がありますので、そちらをご参照下さい。
“1クリック”でFeedlyからPocketへ保存できる方法

(ただし、私がこの方法を試した結果、この方法では一度「IFTTT」という別のサービスを介するため、Pocket上に記事が送られるまでにタイムラグが発生するというデメリットがありました。そのタイムラグを気にされない方はこちらの方法でも良いと思います。)

Pocketというサイトは、簡単に言えば記事を「後で見る」サービスです。
今は気になった記事を見る時間がなくても、後でまとめて見たいという事があると思います。
そんな時、異なったサイトの記事であってもそれらの記事をまとめてPocketに登録しておけば、後で空き時間ができた時にPocketを開けばそれらの記事をまとめて読むことができるわけです。

また、Feedlyはネットにつながっているオンラインの環境でなければ記事を見ることはできませんが、Pocketならオフライン環境でも記事を読むことができるというメリットもあります。

さらに、Pocketで読んだ記事の中で、保管しておいて後で参照したり活用したい重要な記事については、Evernoteに保存します。

Evernoteのアカウント情報をPokcetに登録しておけば、シェアボタンから連携ができます。

pocketスクリーンショット

これで、Feedly→Pocket→Evernoteという情報の流れが完成します。

Feedlyから順番に、次第に使える情報を厳選していくイメージです。

私はこの方法を始めてから、かなり効率的にネット上の情報を収集し、活用することができるようになりましたのでオススメです!

A4裏紙で最強のメモ術

 

最近読んだ本で一番インパクトがあったのは、
「ゼロ秒思考」/赤羽雄二(ダイヤモンド社)です。

Amazonでの評価もとても高いですし、大きな書店に行けばたくさん平積みされています。

マッキンゼーで14年間活躍したという著者の「考えの質と量」を高めるためのメソッドを紹介した本ですが、「メモ術」「ノート術」といった知的生産のTipsが大好きな私としては、大変興味深く読ませて頂きました。

そして早速真似して実行に移しています。

何でも良いと思ったことはとにかく実際に自分で実行してみて、その結果を踏まえて自分で最終判断をする。
これが私のモットーです。
やる前から頭でいろいろと考えても、自分で実体験としてやってみないと何とも判断がつかないですもんね。

この本の内容は、モレスキンや万年筆のような特に高価なモノを使うわけでもなく、A4の裏紙とペンがあれば誰でもすぐにでも試せるシンプルなメソッドが素晴らしいと思います。

文房具マニアな私としては、ついペンやノートといった道具そのものに強くこだわってしまいがちなのですが、道具の解説については最小限で、メモの書き方そのものに焦点をあてて書かれており、とても説得力がありました。

読み終わった後も、何度も見返して愛読しています。

この本でいわれているメソッドとは、

  • A4裏紙を横置きで書く
  • 1ページに1件書く
  • 1ページに4〜6行書く
  • 各行20〜30文字で書く
  • 1ページ1分以内で、1日10分書く
  • 毎日10ページ書く

というものです。
このそれぞれの内容について詳しく解説されています。

これだけで、頭のモヤモヤがスッキリし、思考の質と量が高まるということです。

さっそく実行してみて、毎日10ページ書くというのはなかなかできていないのですが、以前よりも書く分量は格段に多くなり、確かに頭の整理ができてスッキリとする感覚があります。

A4裏紙がなかったとして、新品のコクヨのA4用紙500枚入りを使っても1枚あたりが1円ちょっとのコストでできるので、1日10円ちょっとで思考の質と量が深まると考えれば、安いものだと思いませんか?

以前はモレスキンを使っていましたが、モレスキンのように1ページ10円もするようなノートだと、貧乏性の私としては、書くのを躊躇してしまいます…。

しかし、A4サイズの大きさで1ページ1円程度なら、まさにガンガン書くことができます。

頭に浮かんだアイデアでも何でも、とにかく書いて、そこから膨らませて、形にしていくことができます。

頭の中だけで考えているよりも、はるかに形になる割合が増えてきます。

著者がこの本でいわれているように、初めから自己流を入れ始めてしまうと、そのメソッドの本質が失われてしまいますので、なるべく自己流は入れないように、著者のいわれる通りにしようとしています。

ただ、1つだけ自己流を入れさせてもらっています。

著者は、書き終わったA4裏紙は、すぐには見返さず、内容の分類ごとにクリアファイルに入れ込んで、3ヵ月と6ヵ月の時点で見返すようにされています。

私の場合、書き終わったA4裏紙は、ScanSnapで全てスキャンして、Evernoteに入れ込んで保管しています。
用紙の物理的なスペース節約のためと、iPhoneやiPadでいつでも呼び出して見られるようにするためです。
分類についてもEvernoteであればタグ付けも簡単にできます。

また、A4用紙ならクリップファイルが使えますので、バッグの中に入れて持ち運んでも用紙が折れ曲がることもないし、学会や勉強会などで席がない時や屋外でも、立ったままで安定して書くことができます。
ちなみに私が使っているオススメのクリップファイルは、セキセイのものです。
表紙があるので持ち歩く時にはA4用紙を包む形で持ち歩けますし、表紙が360度折り返せるので、書く時には書きやすくなります。

「深く、速く考える」ということについては、私にとって今のところ最強のメモ術となっています。

Kindle Fire HDX 7インチで快適電子読書

 

最近の私の持ち歩きガジェットは、appleのmacbook air(13インチ)と、amazonのKindle Fire HDX 7インチです。

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以前は、macbook airとiPad2とKindle paperwhiteとポメラDM100という重装備でしたが、やはりこれら全てを持ち歩くとかなりの重量になりますので、装備を軽くするために、2つに絞りました。

あれもしたい、これもしたいで色々とガジェットを持ち歩いていたものの、実際によく使用する場面は限られていたため、一番よく使うものに絞り込んだわけです。

仕事柄、医学書を常に参照する必要がありますが、これはmacbook airの中に全て入っていますし、よく見る医学書はPDF化してKindle Fire HDXに入れていればすぐに見ることができます。

私が一番よく使うのはビジネス書の読書なので、その用途に集中うさせるため、タブレット端末をKindle Fire HDXに絞り込みました。

おかげでamazonで購入した電子書籍はとても快適に読むことができています。

また、この端末はAndroidベースなので、EvernoteやDropboxといったノマドライフに必要な機能をアプリでプラスすることもできます。

私の用途としては、amazonの電子書籍、Evernote、Dropboxの3つをほぼメインで使っています。
あまり困ったこともありません。

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いざとなればmacbook airがありますので、詳細な作業はそちらで行います。

このKindle Fire HDXはiPadやiPad miniと比べると価格的にかなりリーズナブルですので、この機能でこの価格はかなりお得感があります。

画面も解像度が高く、読書の用途でとても満足しています。

持ち歩きガジェットが2つに減りましたので、かなりスマートになりました。

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何でもA5ノートにまとめる件 続編(Evernoteのオフラインノートブックの活用)

 

先日、何でもA5ノートにまとめる効果について投稿しましたが、効果は確かに認めました。

しかし、実際に試してみて、新たな問題も出てきました。

ある日、重要な打ち合わせがあり、お相手の方から過去の資料の内容について聞かれた時、その資料をノートに貼り付けていることは記憶していたのですが、そのノートは1つ前のノートだったため、その時には持ち歩いておらず、結局その場面では活用することができなかったという問題です。

この問題は、要するにアナログノートの物理的な制約の問題です。

何でもノートにまとめていくとして、その過去のノートを常に全て持ち歩くわけにはいきません。
持ち歩くとしても最新の1冊か2冊だけでしょう。
そのため、過去のノートに書いた内容を確認できるのは、そのノートを保管している自宅にいる時しかありません。

これこそがアナログノートの大きなデメリットです。

うーん、どうしたものか…。

色々と考えて、たどり着いたのが、Evernoteのオフラインノートブックの活用です。

「結局デジタルか!」と言われてしまいそうですが、アナログの利点とデジタルの利点を活用するためには、結局はハイブリッドな方法が一番なようです…。
まぁ、実際に色々と試してみてたどり着いた方法なので、自分の中では納得です。

さて、その方法ですが、
Evernoteには「オフラインノートブック」という機能があります。
通常Evernoteのデータはクラウド上にありますので、ネットにつながった環境で、ノートを開くたびにクラウドからデータをダウンロードして表示しているわけです。

そのため、常時ネットにつながっていないといけないという環境の問題と、データをダウンロードするまでに時間がかかるという問題があるわけです。
それを解決するのが「オフラインノートブック」機能です。

これは、スマホやタブレットの端末本体に、ノートブックの中のノートのデータを全てダウンロードして保存しておけるという機能です。

オフラインノートブックの状態にしておけば、ネットにつながっていなくてもその内容を表示させることができますし、データ自体が端末の本体に保存されているため、ダウンロードの待ち時間なく、パッと表示されるわけです。

これなら、過去の情報でも、ノートの分量に左右されずにいつでも引き出して参照することができます。

問題点といえば、端末の容量の限界までしか持ち歩けないという点ですが、最近の端末は容量が上がってきていますので、ノート1冊の分量よりもはるかに大きな容量のデータを持ち歩くことはできるはずです。

ちなみに、私のノート1冊分(100ページなので写真100枚分)を写真として取り込んだデータをタブレットのEvernoteでオフラインノートにしたところ、約700〜800MB程度のデータ容量になっているようです。(これは写真の解像度設定によって変わると思いますが)

単純計算で、32GBの容量の端末なら、ノート約40冊分を保存できる計算です。

それだけのノートを持ち歩くことは現実的には不可能だと思いますが、Evernoteであればスマートにできてしまうわけです。

このオフラインノートブックの活用を思いついてからは、とにかく後で必要そうなものは何でもオフラインノートブック化するようにしています。

このデジタル化の方法を使うにしろ、アナログのメリットが失われるわけではありません。

ノート1冊は常に持ち歩いていて、そのノートを使って手書きで書いた後、それをEvernoteでオフラインノートにするわけです。

こうしておけば、ノートがいっぱいになって新しいノートに変わった時でも、過去のノートの内容はEvernoteからいつでも参照できるというわけです。

というわけで、現在ではこの方法でノートをEvernoteに蓄積しています。

 

何でもA5ノート1冊にまとめる効果

 

最近、「情報は1冊のノートにまとめなさい 完全版/奥野宣之」(ダイヤモンド社)が発売されました。

前回の初版の「情報は1冊のノートにまとめなさい」を読んでから、手書きの情報は極力1冊のA6ノートにまとめていました。

私の中でアナログノートとデジタルの融合をどう図るかという事が最大の課題でした。

これまでの私の方法は、ちょっとした手書きのメモはミドリのダイヤモンドメモに代表される手のひらサイズのリングノートに書き、少しボリュームがある内容のメモは、A6サイズのキャンパスノートに書き、ノートに貼れない資料や写真などはEvernoteに入れ込んでいました。
そして後でリングノートやA6ノートに手書きした内容もiPhoneのカメラで撮影してEvernoteに入れ込むようなシステムにしていました。
最終的にはEvernoteに全てをまとめる形になります。

しかし、この方法にはいくつか問題がありました。

まず1つ目に、ノートの見返しが少ないということ。
手書きの情報だけだと、無味乾燥でなかなか見返す気にはなりませんでした。そのため、ノートを見返す頻度はかなり少なかったのです。
ノートに書き留めるだけで見返さなければ、ノートの本当の効果は発揮されません。これを分かってはいても、なかなか実行できませんでした。

また、Evernoteに入れ込むことで、後で検索すればいつでも探し出せるという安心感からか、これまたEvernoteに入れ込んだ情報を見返すという機会も少なかったのです。

アナログ・デジタルどちらにしろ、見返す機会が少なかったため、その情報が頭に残っているということが少なかったのです。

そして2つ目に、iPhoneのカメラで撮影してEvernoteに入れ込む手間がかかること。
FastEverSnapなどのEvernoteにより素早く入れ込むためのアプリはありますが、それでも、後でノートを撮影してタグ付けしてタイトル付けしてEvernoteに入れ込むという作業は思ったより面倒で、次第に入れ込んでいない情報が溜まっていき、「いつかやろう」と何度も思いつつもその作業ができない事がちょっとしたストレスになっていました。

そして3つ目に、デジタルデバイスは電池残量の影響を受けるため、外出時などでiPhoneの電池残量が少ない時には残量が気になってEvernoteをゆっくりと見返そうという気になれないという問題がありました。
それに対してアナログノートはいつ、どれだけ見返しても電池がなくなって見られなくなるという心配がないため、心を落ち着かせてゆっくりと見返すことができます。
知的生産においては、こういうちょっとした精神的なストレスを減らす事も脳を有効に使うためには大切になってくるのではないかと思います。

そんな悩みがある中、今回の「完全版」の発刊があり、内容も前回よりもかなり加筆・修正されており、充実していたため、購入しました。

この本を読むうちに、やはり「1冊のノートに何でもまとめる」という事の重要性を感じました。
うまくいくかは分からないが、ひとまずこの本の通りにやってみようと思いました。それでもうまくいかなければまた考えれば良い、と。

私が変えたやり方は、主に以下の内容です。

  • 写真やA4サイズの資料などが貼りやすいように、ノートのサイズをA6サイズからA5サイズに変更した。
  • 蛍光マーカーでポイント箇所にラインを引いて目立たせたり、資料をそのまま貼ったり、その時の雰囲気が分かる写真をできるだけ貼ったりして、後で見返した時に楽しめるように工夫した。
  • メモ帳を手のひらサイズのリングノートからロディアに変更し、メモした内容はすぐにA5ノートに貼って、とにかくどんな情報も1冊にまとまるようにした。

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こうしてノート術を変えてみて12日経ちましたが、その効果は思ったよりも大きかったです。
テープのりで資料や写真を貼ったり、蛍光マーカーで目立たせたりといった面倒な作業があるにも関わらず、今のところ破綻することなく毎日継続することができています。

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以前行っていた、iPhoneのカメラで撮影してEvernoteに入れ込むという作業と、作業時間や手間自体はあまり変わらないと思いますが、手で資料を貼るというアナログな作業の方がなぜか面倒な気持ちが起きず、毎日楽にこなせているのです。
本当にアナログの効果を痛感しています。
やはり人間にとって自分の手を使って作業するということは、脳の刺激にもなるし、やった作業の結果が目に見えて分かる(ノートがカラフルになる、ノートの厚みが増すなど)という事は非常に効果的なのだと思いました。

以前と何が変わったかといいますと、一番は「見返し」の効果です。
Evernoteにまとめていた時には、iPhoneまたはiPadを立ち上げて、Evernoteのアプリを立ち上げて、見返したい資料を探して、資料のダウンロードを待って、やっと見返す、という形で、見返したいと思った後の手間やタイムラグから、なかなか見返そうという気になれませんでしたが、A5ノートなら、見返したいと思ったタイミングで、ノートをポンと開けばすぐに見返せるという気軽さがあります。
また、ノートの中には目的とする資料以外にも色々な資料や写真、手書きのメモが貼ってあるため、目的の資料を見返すついでに昨日の日記を見たり、数日前に家族と出かけた時の写真を見たりと、ノートを見返すたびに仕事・プライベートを問わず色々な情報が自然と頭の中に残っていくようになりました。

ひとまずは、「何でもA5ノート1冊にまとめる」という方法に落ち着いて継続できています。そしてその効果も実感できています。
詳しくは前述の書籍を見て頂ければ、その詳細な方法や効果がご理解頂けると思います。
興味を持たれた方はぜひご一読を!

この本の他にも、読書ノートについて言及された「読書は1冊のノートにまとめなさい」や、ライフログとしてのノート術について書かれた「人生は1冊のノートにまとめなさい」もオススメです!

毎日の日記はポメラDM100+iPhone+Evernoteで簡単記録!

 

その日の日記を手書きすると、私の場合記録したい量が多いため、記録するのに時間がかかり、毎日続けると気力が持たなくなってきます。
忙しい日もあるため、毎日日記を手書きする時間が必ずしもとれるわけではありません。

そのため、私の場合は日記をいかに手間をかけずに記録するか、ということが優先事項となります。

文房具好きな私にとっては、手書きすること自体は好きなのですが、確実に記録するということを優先させて、手書きしたい気持ちを抑えつつ、デジタルで記録しているわけです。

やはり手書きよりもキーボードで打った方がかなり早く記録することができます。

私の方法は以下の通り。

1.ポメラDM100で日記を書く。

2.ポメラで書いた日記をQRコード変換機能を利用してポメラの画面上にQRコード表示させる。

3.iPhone上のポメラ専用QRコード読み取りアプリ「pomeraQR」で読み取る。(このソフトは優秀で、一瞬で読み取ることができます。)

4.「pomeraQR」上で読み取った日記をEvernoteへ転送する。(私は全文コピーしてさらに「PostEver」というソフトに貼り付けてEvernoteに転送しています。これなら、同じ日の投稿はEvernote上の同じファイルに追記されて1日分の記録がまとまるので読みやすくなります。)

という具合です。

3種のツールを組み合わせて、効率的に日記を記録することができるわけです。

Evernoteに日記を記録しておけば、「あの出来事はいつだったかな?」とか、「あの人は何と言ってたかな?」とか、気になったことはiPhoneで検索すればすぐに見つけることができます。
これが紙の日記帳なら、まず日記帳をひっぱり出してきて、おおよその目安はつくかもしれませんが、ページをめくって文字を探す必要があり、大変非効率だといえます。
アナログで「記録自体を楽しむ」のか?それともデジタルで「効率的に記録・利用する」のか?
人によってどちらを重視するかは違うと思いますが、私はせっかくの記録が「死蔵」してしまわないように、いつでも活用できるシステムを作りたいと思っています。

ちなみに、この記事もポメラDM100で書いて、BluetoothでMacBookAirに転送してから投稿しています。

A7リングメモとEvernoteでハイブリッドメモ

 

A7リングメモ

これまで、メモ帳といえば、バイブルサイズ・ミニ6穴サイズのシステム手帳や、A6サイズのキャンパスノート、A6サイズのロディア、モレスキンなど、さまざまなメモ帳を試してきた私ですが、最近ハマっているのは、A7サイズのリングメモ帳です。

A7サイズのリングメモが優れているのは、持ち運びの良さです。
このサイズはYシャツのポケットにも収まるし、家にいる時にはハーフパンツのポケットにも収まるし、割とどこでも持って行けます。

私の場合、文房具好きの血が騒いでしまい、そのままでは味気ないので、ミドリのトラベラーズノート(パスポートサイズ)に挟んで使っています。

トラベラーズノート パスポートサイズの限定版のスターエディションは革の色がキャメルなので、かなり味があって良いと思います。
限定版なので、もうあまり見かけなくなってきましたが。

 

実はそのままではトラベラーズノートには挟めないため、コクヨのシステミックのA7ノートカバーの台紙を利用して挟んでいます。(結構マニアックなカスタマイズをしています(^^;))

 

これまではコクヨ キャンパスノートのA6サイズを長い間利用していたのですが、メモする際のサイズ感はこのA6サイズが一番しっくりくるのですが、このサイズになると夏場の薄着の季節にはパンツのポケットには収まらないため(そのまま入れれば後ろポケットには何とか入りますが、私の場合はカバーを付けるので入りません。)、やはりA7サイズが収まりが良いのです。

メモする場面というのは、どちらかというと机の上でというより、出先で、立っている・歩いているような状況でメモしたいことが多いと思います。

アイデアはどこで生まれるか分からないからです。むしろ身体を動かしている時の方が頭が働きやすくなって発想が豊かになる気がします。(以下の書籍にもそのことが書かれています。)

ということで、メモするスペースよりも、持ち歩きの軽快さを重視して、A7リングノートを使うようになりました。

このメモ帳に変えてから、メモしたい時にメモできる事が格段に多くなりましたし、以前まではメモしようと思ってもメモできずにそのまま忘れていたことなどもメモで捉えることができるようになったので、かなりメリットは出ていると思います。

おまけにA7リングメモは、立った状態で書きやすいのです。
横開き式のキャンパスノートだと、右利きの私は左ページに記入する時には左手が下敷きになりますが、右ページに記入する時には立って書くには持ち方を工夫しないと書きにくいのです。

A7リングメモなら常に左手が下敷きになりますし、表紙カバーがプラスチックなど厚いものが多いため、表紙を裏返せば良い下敷きになり、どのページも常に同じ書きやすさで書くことができます。

また、A7サイズのリングメモはほとんどのコンビニで売っています。それだけ万人が使いやすく需要があるということでしょうか。
メモ帳を使い終わったらすぐに次のメモ帳を調達することができますので、かなり安心感があります。
ネットでまとめ買いもできます。

このA7サイズのメモ帳にメモした内容は、メモ帳が何冊も増えてくるとそのままだと埋もれていってしまうため、何日かに1度、Evernoteに移し替えるようにします。
このEvernoteに移し替える間隔はそれぞれの生活スタイルや性格に合わせて、毎日でも良いし、1週間に1度でも良いし、メモ帳が終了した時点でも良いと思います。
ただ、記憶の面からいうと、3日後ぐらいの方が復習の意味でも記憶に残りやすいのかもしれません。

Evernoteへの取り込みはスマホの写真で撮影して取り込んでも良いですが、私の場合は手入力で入れることが多いです。
画像データだと開く時にどうしても重くなりますし、Evernoteでは画像データ上の手書き文字もテキスト検索できることが多いのですが、手入力でテキスト入力しておけば確実にひっかかってくれるので安心感があります。

メモの内容によっては、TODO(アクションを起こさないといけない内容)であればEvernoteではなくRemember the milk(TODO管理サービス)に入力します。

こうして、メモした内容をメモ帳の中だけに埋もれさせず、長年蓄積したメモを活用できるようにデータベース化していくことがさらに大切なことだと思います。
自分が考えて・ひらめいてメモした内容は、ネット上のどこを検索しても見つからない、自分オリジナルの内容だからです。

やはりメモは、機能性重視で選びたいものです。

理学療法士によるEvernoteの活用 勉強編

 

理学療法士として、Evernoteは勉強資料の整理・活用に大変役立ちます。
私の場合、Evernoteのノートブックの中に「勉強」というタイトルのノートブックを作り、ジャーナルをスキャンしてPDF化したもの、調べものをした時のホームページのスクリーンショット、医学書の内容の要点を自分なりにまとめたもの、各種ガイドラインのPDFファイルなどをどんどん放り込むようにしています。
さらに、後で探しやすいように、

・勉強−脳
・勉強−呼吸
・勉強−心臓
・勉強−整形
・勉強−DM
・勉強−一般
・勉強−統計・研究
・勉強−管理・教育

などの「タグ」をつけるようにしています。
Evernoteに放り込む段階では大まかな分類のみにとどめて、あまり手間をかけすぎないことがポイントです。
放り込む時のデータの仕込み作業に手間がかかりすぎると、何でもかんでも放り込もうという取り込み段階での心理的障壁が高くなり、放り込み作業が滞るリスクがあります。
資料が多くて大まかな分類だけでは心配な方は、個別のノートブックの中にテキスト検索用のタグとしてのキーワードを入力しておくのがオススメです。
このキーワードは、一般的なキーワードではなく、後から自分が思い出そうとする時に、どういうフレーズとしてパッと頭の中に浮かんでくるか、という自分本位の直感のフレーズをキーワードに設定しておくことがポイントだと思います。
後で思い出すのは他人ではなく自分なのですから。
これをしておけば、後からの検索がかなり楽になります。私もこの方法を使っています。

 

Evernoteでは放り込む段階では大まかな分類でも、検索機能が充実しているため、目的の資料を探すのにそれほど時間はかかりません。
PDFや画像としてEvernoteに入れ込んだファイルは、元々のファイルがOCR(文字認識)処理をしていなくても、Evernote側で文字認識処理をして、文字列検索の対象にしてくれるのです。
そしてなんと、手書き文字でも文字列検索の対象にしてくれるのです。(ある程度読みやすい文字に限ると思いますが)

 

こうして「勉強」ノートブックに入れ込んだファイルは、パソコンだけではなく、iPadやiOS・Androidのスマホでも自動的に同期され、どこでも検索や閲覧をすることができるようになります。
どの端末でもネットさえつながっていれば「この前調べたあれは何だったかな?」と疑問を持った時にも、Evernoteを検索すればすぐに出てくるため、膨大な紙の資料の中から時間をかけて探したりする必要はありません。
ペーパーレス化をすることでファイリングの手間を省き、資料の保管場所に困ることもありません。
そして資料を探す時間も節約することができます。

 

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