スマホ一つで仕事ができる環境を整える

 

堀江貴文さんの著書「スマホ人生戦略」に書いてあるように、最近はSNSやクラウドサービスが普及し、スマホでも仕事ができる環境が整ってきました。

 

 

私自身は、仕事中に車で外出することも多く、経営者という立場上、突発的に色々な仕事のやりとりが発生することが多くあります。

そのたびにいちいち会社の事務所に戻っていては移動時間がとてももったいないため、いつどこでも仕事ができるように意識して環境を整えています。

iPhoneiPad Pro、ノートパソコンのSurface、モバイルバッテリーは常に持ち歩くようにしています。

そして、クラウドにできるサービスは可能な限りクラウドサービスを選ぶようにしています。

私が現在経営の仕事と兼務で行っているケアマネの仕事でも、クラウド上でケアプランなど各種帳票の作成ができるようにしていますし、仕事で使う書類関係はScanSnapでほぼスキャンしてクラウドサービスのEvernoteDropboxiCloudに保存し、どこでも参照できるようにしています。

どこでも仕事ができるようにすることで、すぐに取りかかることができるようになり、時間のロスを防ぐことができます。

11回は少しの時間でも、それが積み重なれば大きな時間の節約になるはずです。

その分、大事な仕事に時間を割り振ることができるようになります。

こうした時間を節約するための環境への投資は積極的に行うように意識しています。

これが「お金で時間を買う」ということなのだと思います。

iPadでHappy Hacking Keyboardを使うメリット

 

連日ですが、再びHappy Hacking Keyboard(以下HHKB)に関する内容です。

iPad ProHHKBを使ってみて感じたメリットとして、本体と分離して使うことができるということがあります。

iPad ProSmart Keyboard Folioを使っていた時には、iPad本体と一体化しているため、例えば膝上に置いて入力した場合、画面の位置も同じ膝上の位置になるため、目線が下方に落ち、首にかなり負担がかかっていました。

特に私は以前、長時間下を向いたままキーボード入力作業をしていたら首に痛みが出てしまい、医者から頸椎椎間板症と診断されたことがあります。いわゆるスマホ首、ストレートネックの状態です。

そのため、キーボード入力時の首の角度には特に注意しています。

職場では、パソコンでの入力時にはノートパソコンを置くスタンドを使用して、目線が下を向かないように注意しています。

iPadでの入力をHHKBに変更したことで、画面をキーボードから分離することができ、iPad自体は目線が下を向かないように高めの場所に置き、HHKBのみ膝上に置くような入力スタイルにすることで、首に負担をかけずに長時間入力作業をすることができるようになりました。

これは私にとっては大きな変化です。

かなり快適に長時間の入力作業をこなすことができるようになっています。

まさにこのブログもiPadHHKBで快適に書いています。

 

 

特に現代人はスマホをよく使うようになり、首が下を向いた状態で過ごす時間が長くなっているため、私のようにスマホ首になりやすい状態になっていると思います。

そういった面でも、iPadHHKBを使うことはメリットがあるのではないかと思います。

iPadのインターフェイスをSmart Keyboard FolioからHappy Hacking Keyboardに変えたら、文章作成がどんどんはかどった

 

 

みなさんこんにちは。

最近、Happy Hacking Keyboard(以下HHKB)を導入した話を投稿しました。

それからというもの、HHKBでの入力が快適すぎて、常にバッグに入れて持ち運ぶようになりました。

そうなると、どのデバイスでの入力も、もう常にHHKBで入力したくなり、iPad Proの入力デバイスはこれまでSmart Keyboard Folioを使っていましたが、これもHHKBに変えてしまいました。

このSmart Keyboard Folio、薄いので軽そうに見えて、重さが621gもするんです。(第1世代のタイプ)

 

 

HHKBの重さは550gで、単3電池2本の重さは46g。合計で596gです。

見た目はHHKBの方が重そうに見えますが、実はSmart Keyboard Folioの方が重かったんですね。

ソファーに座ったりベッドに横になったりした状態でiPadで読書をしていると、Smart Keyboard Folioをつけたままだと、手がすぐに疲れてきていました。

かといって、読書をするたびにSmart Keyboard Folioをいちいち外すのも面倒だし。

ということでどうしようかと考えていましたが、HHKBを導入したら解決しました。

入力作業はHHKBでするので、iPadのカバー自体にキーボード機能は必要なくなり、カバーはとにかく軽量なものを選べるようになったのです。

今の所は、ポリカーボネート製で、裏面だけカバーするかなり軽いタイプのカバーに変えました。

このカバーに変えてからは、iPadで長時間読書しても手が楽になりました。

持ち運ぶ荷物も、常に持ち運んでいたSmart Keyboard FolioHHKBに置き換わっただけなので、重量は変わりありません。

そして入力の快適さは、HHKBの方が圧倒的に快適に入力できるため、とにかく文章作成がはかどります!

書くネタがなくても、とにかく何か書きたい!という衝動に駆られてしまいます。

私は道具から入るタイプですが、こういう点では、道具から入るって大事なことなんじゃないかと思います。

人間ってモチベーションによって動く生き物ですから、道具によってモチベーションを上げることで行動が促されるという効果もかなりあるんじゃないかと思っています。

これからも、このHHKBを使って文章を入力する時間が楽しみです!

 

 

 

 

 

 

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整頓は、まず「仕分ける」ところから始める


 

書類の整理整頓について、最近心がけている事を書いてみます。
仕事で処理することが多くなってくると、ついつい机の上に書類が山積みになってしまいます。

次第に山積みになると、
⇒処理するのに時間がかかる
⇒次第に手をつけたくなくなくなってくる、
⇒さらに山積み書類が増える
という悪循環に陥ってしまいます。

こうなると、後は山が大きくなっていくだけです(汗)。
そこで、こうならないために私が心がけている整理整頓のポイントは、以下の通りです。

まず、整理整頓の「整理」というのは、不要なものを取り除く事といわれています。

まずは必要か不要かの判断をするわけですね。
これが一つ目の手順です。

後でネット上でも手に入るものは基本的に捨てた方が良いと思いますが、
私の場合、書類が必要になった時に再度ネットから手に入れる時間ももったいないと思うので、
後で参照する必要がありそうな書類はEvernoteに片っ端から入れていきます。
Evernoteならパソコンの容量は食いますが、物理的なスペースは食いません。
後でEvernoteを検索してパッと出せることで仕事がはかどる事があります。

こうして「整理」することで必要なものに厳選できたら、その次に「整頓」をしていきます。

整頓の取りかかりとして大切なのは、まずは「仕分ける」ことです。
私の場合、仕訳の基準は以下の通り。

・処理中:今後、何かしらの処理が必要な書類
・スキャン:Evernoteにスキャンする必要がある書類
・パンチして綴じる:2穴パンチで穴を開けて綴じる必要がある書類
・そのままファイリング:穴を開けずにそのままファイリングする書類

この4つの分類に分けてしまえば、
後はそれぞれの書類を分類ごとに連続して処理していけば、
処理スピードが上がります。

これを分類せずに処理しようとすると、
スキャンしたりパンチで穴を開けたりファイリングしたりと、
動作がその都度バラバラになってしまい、非常に効率が悪いです。

「まずは分類⇒連続処理」が速いと思います。

書類の山を処理したら、あとは山にならないようにその都度処理するのが良いですね!

私が読んだ中から、
整理整頓関連のお勧め本を載せておきますね。

スマホの音声入力で業務効率化!


 

最近、スマートフォンの音声認識精度の高さに驚いています。

 

私の場合、仕事上では、訪問リハビリが終わった後、次の利用者さん宅まで移動時間も含めて20分程度しかないことが多くありますが、その短い時間の間に、スマートフォンの音声認識を利用して、その日のリハビリの内容や利用者さんの状態を素早くテキスト化していくことができています。

 

これにより、1日の訪問が終わって事業所に戻った後、利用者さんの記録をする際には、音声入力したテキストの中で間違いを若干修正して貼り付けるだけで記録を終えることができます。

医療的な専門用語は弱いですが、専門用語以外の部分ではかなりの認識精度の高さです。

音声入力を利用し始める前までは、手書きのメモを見ながら1からキーボードでテキスト入力していたため、かなり時間をとられていました。

 

このように音声入力を利用することで、業務上かなりの時間短縮につながりました。

 

ちなみに、このブログの記事もすべて音声入力で書いていますが、認識精度はかなり高く、所々の修正だけで書き上げることができています。

ブログを書き終えた後の疲労感も全く違います。文字入力の操作で指を使わないため、楽な姿勢で書き続けることができます。

 

音声入力によりテキスト入力の速度が格段に速くなることで、ブログを書いている最中に止まってしまうのが、次に何を書こうかと考えている時間です。

書くことが負担にならなくなった分、いかに考えることに時間をとられているかということを思い知らされます。

 

逆に言えば、考えさえまとまっていれば、音声入力で書くのはたやすい事です。

 

スマホでの入力といえば、これまではフリック入力だったため、長文を書く時にはもどかしさがありました。

しかし音声入力があれば、長文の入力もあまり苦になりません。

 

この音声入力を活用しない手はないと思いますので、これからどんどん使って、時間短縮につなげていきたいと思います!

「超」整理法でおなじみの野口悠紀雄先生も、音声入力で書くというテーマだけで1冊本を書かれています。

この本も全て音声入力で書かれたとのことですよ。

この本を読むと、音声入力のさまざまな活用法が書かれており、さらに音声入力を活用したくなってきます。

オススメの本です!


 

 

 

 

仕事ができる人に共通する“スピード感”


 

最近、ビジネス書を読んでいて感じるのは、スピードこそ大事だということです。

スピードが大事だという事は、色々なビジネス書でいわれています。

ビジネス書でいわれているだけではなく、実際に仕事ができる人を見ていると、共通してスピード感があります。

実際、じっくりと時間をかけて考えたからといって良い考えが浮かぶわけではありません。ふとしたきっかけで、猛烈なスピードでアイデアが浮かぶことがほとんどです。

考えるのにかけた時間とアイデアの質は正比例しないのです。

また、スピードがあると、常に前倒し前倒しで仕事ができるため、不測の事態が起きても修正が容易に出来るというメリットがあります。

仕事には常に不測の事態がつきものです。

常にギリギリまで追い込まれて仕事をしていると、不測の事態が起きた時に修正する時間がなかったりします。

常に余力を残して仕事をすることはとても大切なことです。

また、かけた時間と仕事の結果が正比例するとも限りません。

まずはどんな小さな事でも良いので仕事に何かしら手を付ける。
そして、仕事を始めながら随時修正していく、走りながら修正していくという事が大切です。

あれこれとじっくり時間をかけて仕事に手を付けても、実際に走り出さないと分からないことが絶対に出てきます。経験しないと気付かないことが出てきます。

そういった実際に経験しないと分からない事に早く気付いていち早く修正していくためにも、まずは手を付けるということがとても大切です。

そして、とりあえず一通り形にすることで、仕事の結果を客観的に見ることができます。

早く形にすることで、PDCAサイクルを1度だけでなく、何度も回すことができます。

とにかくPDCAサイクルの回転率を上げることが仕事の完成度を高めていくのだと思います。

このようにスピードの大切さを訴えていますが、私自身がまだできているわけではないので、自分への戒めも込めてこの投稿を書いてみました。

みなさんも、私と一緒に仕事のスピード感を高めていきましょう!

最後に、私が読んだ本の中から、スピードの大切さが解説されている本をご紹介します。
参考にされて下さい。