整頓は、まず「仕分ける」ところから始める

 

書類の整理整頓について、最近心がけている事を書いてみます。
仕事で処理することが多くなってくると、ついつい机の上に書類が山積みになってしまいます。

次第に山積みになると、
⇒処理するのに時間がかかる
⇒次第に手をつけたくなくなくなってくる、
⇒さらに山積み書類が増える
という悪循環に陥ってしまいます。

こうなると、後は山が大きくなっていくだけです(汗)。
そこで、こうならないために私が心がけている整理整頓のポイントは、以下の通りです。

まず、整理整頓の「整理」というのは、不要なものを取り除く事といわれています。

まずは必要か不要かの判断をするわけですね。
これが一つ目の手順です。

後でネット上でも手に入るものは基本的に捨てた方が良いと思いますが、
私の場合、書類が必要になった時に再度ネットから手に入れる時間ももったいないと思うので、
後で参照する必要がありそうな書類はEvernoteに片っ端から入れていきます。
Evernoteならパソコンの容量は食いますが、物理的なスペースは食いません。
後でEvernoteを検索してパッと出せることで仕事がはかどる事があります。

こうして「整理」することで必要なものに厳選できたら、その次に「整頓」をしていきます。

整頓の取りかかりとして大切なのは、まずは「仕分ける」ことです。
私の場合、仕訳の基準は以下の通り。

・処理中:今後、何かしらの処理が必要な書類
・スキャン:Evernoteにスキャンする必要がある書類
・パンチして綴じる:2穴パンチで穴を開けて綴じる必要がある書類
・そのままファイリング:穴を開けずにそのままファイリングする書類

この4つの分類に分けてしまえば、
後はそれぞれの書類を分類ごとに連続して処理していけば、
処理スピードが上がります。

これを分類せずに処理しようとすると、
スキャンしたりパンチで穴を開けたりファイリングしたりと、
動作がその都度バラバラになってしまい、非常に効率が悪いです。

「まずは分類⇒連続処理」が速いと思います。

書類の山を処理したら、あとは山にならないようにその都度処理するのが良いですね!

私が読んだ中から、
整理整頓関連のお勧め本を載せておきますね。

“欲しいモノ”と“必要なモノ”の区別

 

最近、整理・整頓に凝っています。

世の中でも最近流行なのか、書店にも、整理・整頓に関する様々な本が並んでいます。

そんな整理・整頓に関する本の中で、私が一番衝撃を受けた本が、

「ぼくたちに、もうモノは必要ない。」/佐々木典士(ワニブックス)という本です。

この著者の何がすごいかといったら、とにかく家にモノが少ないということです。

“欲しいモノ”と“必要なモノ”とを明確に区別して、自分にとって本当に“必要なモノ”しか置かないという徹底ぶり。

著者の家の写真を見ていると、ここまでモノが少ないと気持ちがいいだろうな、という気分にさせてくれます。

モノがあればあるだけ、管理の手間、お手入れの手間が発生し、それに時間をとられてしまう。

モノが少ないというだけで、より大事な事に自分の時間を集中させることができるのです。

この本はとにかく目からウロコが落ちました。