Remember the milkで日々のタスクを着実にこなしていく!

 

 

みなさん、日頃のタスク管理はどうされていますか?

以前、私はメモ帳に手書きでタスクを管理していたのですが、タスクがそれ程多くない場合にはこの方法で十分管理できていましたが、仕事量が増えてタスクが次第に膨れあがってくると、もはや手書きでは処理しきれなくなってきました。

タスクを書いたメモ帳が何ページにも渡り、全体像を一目で見渡せないために抜けが出てしまったり、その日に消化しきれなかったタスクを次の日のタスクとして書き写すのにかなりの時間がかかったりと、多くの問題がでてきたのです。
そこで、思い切って手書きでのタスク管理はやめて、Remember the milkを使うことにしました。
今となっては、もはやRemember the milkがなければ日々のタスクをこなしていくことはできません。

これまでさまざまなタスク管理サービスを使ってきました。
Toodlodo、Nozbeなども使いましたが、自分にとって一番しっくりきたのはRemember the milkでした。

Remember the milkの操作方法については、多くのページで解説されていますので、そちらに譲ります。

ここでは、日々のタスク管理にRemember the milkをどう使うのか?という実践的な内容を書きたいと思います。

まず、タスクのリストですが、
私の場合、主には、「仕事」「家庭」「用事」「勉強」「待ち」というリストを作っています。
内容は以下の通りです。

「仕事」:仕事上で実行するタスク
「家庭」:自宅で実行するタスク
「用事」:外出先で実行するタスク
「勉強」:後で調べたい勉強内容についてのタスク
「待ち」:自分以外の人に任せて“待ち”の状態にあるタスク

今のところ、この分類であまり困ることはありません。

一番よく使う「仕事」リストについてご説明したいと思います。

まずは、仕事の前日、もしくは当日の朝に、その日の仕事で必要なタスクを入れ込んでいきます。
その日に実行すべきタスクの期日は「今日」に設定します。

タスクを入れ込む時のポイントとしては、具体的に実行しやすい形に分解してから入れ込むということです。
たとえば、ある勉強会を開催するまでのタスクを入れ込むとして、「○○勉強会の準備をする」というタスクだけだと、次にいったい何の準備をするのかをリストを見るたびに考える必要がありますが、
「○○君に勉強会資料の作成を依頼」、「総務課からプロジェクターを借りる」、「資料を参加人数分コピーする」などの具体的なタスクまで分解した上で入れ込んでおけば、実行段階で迷うことがなくなり、素早く行動することができます。

タスクを入れ込んだら、次にそれぞれのタスクの優先順位を1~4までの「優先度」で設定していきます。
そうすれば、設定した優先度の順番で自動的にタスクが並べ替えられます。
この「並べ替え」は、手書きのタスクリストでは絶対にできないことです。(手書きでも、付箋を使えば並べ替えは可能ですが、並べ替え作業に時間がかかり面倒というデメリットがあります。)

さらに、そのタスクを実行する時間が決まっている場合には、例えば9:00に実行するタスクであればそのタスクの頭に「09」を、14:00に実行するタスクであれば「14」といった具合に、そのタスクを実行する時間の数字を頭に付けることで、タスクを実行する時間順に並べ替えることができます。
例えば、15:30から回診があるとして、その回診に必要な資料をお昼に準備する必要があれば、「12 回診資料を準備」という形で書いておきます。

この方法はかなり強力で、いちいち大量のタスクの中から今できるタスクを毎回選び出すという手間を省くことができ、今の時間にどのタスクを実行すべきなのか?という事が一目で分かるようになります。

ここまでできれば、その日に実行するタスクの一覧表ができますので、このタスク一覧をプリントアウトしておきます。
なぜプリントアウトするのかといいますと、理学療法士という仕事上、医療機器への影響を考慮すると普段スマートフォンを常時持ち歩けるわけではありませんので、プリントアウトしておく必要があります。
もっとも最近では「機内モード」といって、電波を発生しないモードがあり、院内でiPhoneなどの端末を積極的に活用している病院もあるようですが、まだ病院内でスマホを使うのには抵抗感があります。

プリントアウトする際のポイントとしては、「スマートリスト」を活用することです。
スマートリストとは、さまざまな条件を設定して、その条件に見合うリストをRemember the milkが自動的に作ってくれるというものです。要するに、自分が設定した条件でタスクの表示を絞り込んでくれるわけです。

私の場合でいえば、「仕事」リストをそのままプリントアウトすれば、タスクの期限が今日だろうと明日だろうと、数週間先だろうと、全てのタスクが印刷されてしまいます。そうなると、何ページもタスクリストが印刷されてしまい、紙の無駄にもなります。
そこで、「仕事-今日」というスマートリストを作り、「仕事」リストの中で、「今日」が期限のタスクという条件を設定しています。そうすれば、今日こなすべき仕事上のタスクだけが表示され、明日以降のタスクは表示されませんので、このスマートリストをプリントアウトすれば、今日こなすべきタスクだけに集中できるわけです。

こうしてプリントアウトした今日のタスクリストをポケットに入れて業務に向かいます。
そして1日のタスクをこなしていくうちに、完了したタスクは手書きで消し込んでいきます。
その日に追加されたタスクがあれば、タスクリストの紙に手書きで追記していきます。

プリントアウトしたタスクリストに、追加項目があれば手書きで記入していく。

1日が終わったら、紙のタスクとRemember the milk上のタスクを比較し、終わったタスクはRemember the milk上でも完了にし、追記されたタスクはRemember the milk上に入れ込んでいきます。

このアナログの紙とRemember the milkの同期作業は、初めは面倒ですが、慣れてくれば5分程度で終えることができるようになります。

もちろん、理学療法士でも学校の先生など、スマートフォンを自由に使える職場環境の方は、アナログの紙にプリントアウトする必要はありません。スマートフォン上で「完了」、「追記」の作業をダイレクトに行う方が同期作業の手間が省けます。その代わり、タスクをこなす毎にスマホを頻繁に起動させていると、バッテリーの持ち時間が減るという問題が発生しますが。

私はこの方法を実践することで、手書きの頃よりも多くのタスクをこなすことができるようになりました。

ちなみに、Remember the milkをしっかりと活用するなら、年間25ドルの有料版のProアカウントにすることをオススメします。
私が実感しているRemember the milkの効果を考えると、年間25ドルなんて安いものです。
たった年間25ドルでタスクもれによる失敗が解消でき、タスク処理の効率があがり、時間の節約になるのですから。

日々、大量のタスク処理に悩んでいる方は、ぜひお試し下さい。

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