月別アーカイブ: 2018年4月

整頓は、まず「仕分ける」ところから始める

 

書類の整理整頓について、最近心がけている事を書いてみます。
仕事で処理することが多くなってくると、ついつい机の上に書類が山積みになってしまいます。

次第に山積みになると、
⇒処理するのに時間がかかる
⇒次第に手をつけたくなくなくなってくる、
⇒さらに山積み書類が増える
という悪循環に陥ってしまいます。

こうなると、後は山が大きくなっていくだけです(汗)。
そこで、こうならないために私が心がけている整理整頓のポイントは、以下の通りです。

まず、整理整頓の「整理」というのは、不要なものを取り除く事といわれています。

まずは必要か不要かの判断をするわけですね。
これが一つ目の手順です。

後でネット上でも手に入るものは基本的に捨てた方が良いと思いますが、
私の場合、書類が必要になった時に再度ネットから手に入れる時間ももったいないと思うので、
後で参照する必要がありそうな書類はEvernoteに片っ端から入れていきます。
Evernoteならパソコンの容量は食いますが、物理的なスペースは食いません。
後でEvernoteを検索してパッと出せることで仕事がはかどる事があります。

こうして「整理」することで必要なものに厳選できたら、その次に「整頓」をしていきます。

整頓の取りかかりとして大切なのは、まずは「仕分ける」ことです。
私の場合、仕訳の基準は以下の通り。

・処理中:今後、何かしらの処理が必要な書類
・スキャン:Evernoteにスキャンする必要がある書類
・パンチして綴じる:2穴パンチで穴を開けて綴じる必要がある書類
・そのままファイリング:穴を開けずにそのままファイリングする書類

この4つの分類に分けてしまえば、
後はそれぞれの書類を分類ごとに連続して処理していけば、
処理スピードが上がります。

これを分類せずに処理しようとすると、
スキャンしたりパンチで穴を開けたりファイリングしたりと、
動作がその都度バラバラになってしまい、非常に効率が悪いです。

「まずは分類⇒連続処理」が速いと思います。

書類の山を処理したら、あとは山にならないようにその都度処理するのが良いですね!

私が読んだ中から、
整理整頓関連のお勧め本を載せておきますね。

スマホの音声入力で業務効率化!

 

最近、スマートフォンの音声認識精度の高さに驚いています。

 

私の場合、仕事上では、訪問リハビリが終わった後、次の利用者さん宅まで移動時間も含めて20分程度しかないことが多くありますが、その短い時間の間に、スマートフォンの音声認識を利用して、その日のリハビリの内容や利用者さんの状態を素早くテキスト化していくことができています。

 

これにより、1日の訪問が終わって事業所に戻った後、利用者さんの記録をする際には、音声入力したテキストの中で間違いを若干修正して貼り付けるだけで記録を終えることができます。

医療的な専門用語は弱いですが、専門用語以外の部分ではかなりの認識精度の高さです。

音声入力を利用し始める前までは、手書きのメモを見ながら1からキーボードでテキスト入力していたため、かなり時間をとられていました。

 

このように音声入力を利用することで、業務上かなりの時間短縮につながりました。

 

ちなみに、このブログの記事もすべて音声入力で書いていますが、認識精度はかなり高く、所々の修正だけで書き上げることができています。

ブログを書き終えた後の疲労感も全く違います。文字入力の操作で指を使わないため、楽な姿勢で書き続けることができます。

 

音声入力によりテキスト入力の速度が格段に速くなることで、ブログを書いている最中に止まってしまうのが、次に何を書こうかと考えている時間です。

書くことが負担にならなくなった分、いかに考えることに時間をとられているかということを思い知らされます。

 

逆に言えば、考えさえまとまっていれば、音声入力で書くのはたやすい事です。

 

スマホでの入力といえば、これまではフリック入力だったため、長文を書く時にはもどかしさがありました。

しかし音声入力があれば、長文の入力もあまり苦になりません。

 

この音声入力を活用しない手はないと思いますので、これからどんどん使って、時間短縮につなげていきたいと思います!

「超」整理法でおなじみの野口悠紀雄先生も、音声入力で書くというテーマだけで1冊本を書かれています。

この本も全て音声入力で書かれたとのことですよ。

この本を読むと、音声入力のさまざまな活用法が書かれており、さらに音声入力を活用したくなってきます。

オススメの本です!