勉強会資料の管理方法について


 

いろんな勉強会や講習会に参加していると、資料がどんどんとたまってしまうものです。

それ以外にも自分でコピーした文献や資料なども合わせると、かなりの量になります。
その資料をそのままファイリングしてもファイルが場所をとりすぎてしまうので、今では紙の資料をPDF形式に変換してデータとして保管しています。

資料のスキャンには富士通のScanSnap S510を使っています。
このドキュメントスキャナーがなかなか便利で、大量の資料もあっという間にスキャンしてしまいます。
ただ、1枚ずつ切り離された紙の資料しかスキャンできないので、背表紙で綴じられた本の形の資料はフラットヘッドスキャナーでスキャンするしかありませんが。

PDF形式で保管するメリットとしては、
1.ファイルの場所をとらない ⇒データなので、物理的な場所は必要なくなる。
2.PDFのテキスト検索機能があるため、パソコン上でテキスト検索して必要な場所をすぐに表示させることができる。
3.iPhoneにデータを入れて、どこでも資料を参照することができる。(私はiPhoneのGoodReaderというソフトを使っています)
4.重い本や紙の形の資料を持ち歩かなくても、ノートパソコンまたはハードディスク1つで大量の資料を持ち歩くことができる。(本よりもパソコンの方が重い場合もありますが)

もちろんメリットばかりではなく、デメリットもあります。
デメリットは、
1.紙のようにどこへでも持ち歩いて気軽に読むという取り回しがしにくい。(プリントアウトすればまた紙の形にはなりますが)
2.マーカーでラインを引いたり、横にメモを書き込んだりといった、アナログ的な使い方ができない。
3.常にバックアップをとっておかないと、大量のデータが一気に消失する危険性がある。
4.パソコンやiPhoneでは電池に限りがあるため、電源がない場所ではずっと見続けられない不安がある。

アナログとデジタルのメリットを組み合わせて、いろいろと試行錯誤しながら資料整理をしている所です。
まだまだ完成形ではありません。

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