1日の終わりに、日次レビューを実行する

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昨日、Toodledoでのタスク管理を始めたことを書きましたが、私がRemember The Milkを使用していた時から行っていた重要なことがあります。

それは、「日次レビュー」です。

朝、出勤してから、その日1日にしなければならないタスクだけをA4用紙にプリントアウトします。
病院なので、普段からスマホやパソコンを持ち歩いたり参照できる環境ではないため、紙にプリントアウ
トというアナログな方法を採用しています。

プリントアウトしたA4用紙は、4つ折りにしてA6サイズにして、仕事用の白衣のポケットに入れています。
(プリントアウトの時には、A4サイズの中に2ページ分が収まるようにプリンターでレイアウトして印刷すると、多くのタスクの情報を凝縮して一覧することができ、便利です。)

 

そして、その紙を使って、終わったタスクにはチェックを入れていきます。
その日に舞い込んだ新しいタスクは、その紙に手書きで書き込んでいきます。

1日の仕事が終わった後には、タスクがプリントアウトされた紙と、ネットでToodledoを見ながら照らし合わせる作業を行います。

・チェックが入ったタスクはToodledo上で消す。
・チェックが入らなかった(今日終わらなかった)タスクは、次の締め切り日を設定し直す。
・手書きで書かれた追加タスクをToodledoに入力する。
・カレンダーやスケジュール帳から、明日のタスクをToodledoに入力する。
・明日すべき全てのタスクの実行時間帯の調整を行う。

という作業を行います。

 

 

GTD(Getting Things Done)の提唱者、デビッド・アレンさんの著書「ストレスフリーの整理術」には、以下のようにあります。

「本当に信頼できるシステムを維持していくには、折に触れてより高いレベルから自分の頭の状態やシステムを点検し、更新しいていかなければならない。それには、リストが最
新の状態になっている必要がある。システムがきちんと更新されていないと、頭が記憶という低い次元の作業に再びわずらわされることになる。
実は、ここがいちばん難しいところだったりする。頭がすっきりし、すべて管理できているという安心感を体験できたとしても、機能を維持するのに必要なことをやらなければ、その状態は長続きしない。」

 

この日次レビューという作業を仕事場もしくは自宅で1日の終わりにしておけば、
明日しなければならないタスクの流れが明確になり、ゆっくりと気持ちを落ち着かせて眠ることができるわけです。

明日しなければならないことが分からない(行き当たりばったりの)状態と、全て把握できている状態では(急に舞い込んでくるタスクもありますが)、明らかに後者の方が精神的に安心できるのではないでしょうか。

 

ぜひ、1日の終わりに日次レビューの時間を設けましょう。

 

 

 

投稿者: 認定理学療法士 松田 浩昭

理学療法士17年目 リハビリ特化型デイサービスと訪問看護ステーションを経営 日々感じた事をアウトプットします。

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