理学療法における情報管理術


 

■情報管理の必要性

一般的なビジネスパーソンに必要であるように、理学療法士にも情報管理が必要です。
特に管理職になれば、いかに情報を効率よく管理していくかということが重要になってきます。

私が様々なビジネス書を読んできた中で、私が実践している情報管理術を紹介します。

■勉強会・講習会資料の管理方法

PDF形式での保管

いろんな勉強会や講習会に参加していると、資料がどんどんとたまってしまうものです。

それ以外にも自分でコピーした文献や資料なども合わせると、かなりの量になります。
その資料をそのままファイリングしていってもファイルが場所をとりすぎてしまいます。
よほどのお金持ちで、広い部屋に本や資料はいくらでも置く場所があるという方でもない限り、この資料の保管は悩みの種です。

私も、資料に2穴パンチで穴をあけてそのままA4ファイルにファイリンスしていましたが、そのファイルがどんどん増えて本棚からあふれ、そのために部屋が少しずつ狭くなり、保管場所に悩んでいました。
しかも、その資料の中には、いざという時には必要かもしれませんが、普段はほとんど使わずに死蔵状態になっている資料もたくさんありました。
このような死蔵の資料に場所をとられるのはなんとも苦痛でした。

そこで、数年前にドキュメントスキャナーなるものがあることを知り、導入しました。
ある雑誌で、情報管理でこのドキュメントスキャナーで全ての資料をパソコンに取り込んで管理しているという記事を見て、さっそくこれを勉強会資料の管理に使おうと思いました。
私が使用しているのは富士通のScanSnap S510という機種です。
現在は新しいバージョンのものが出ていますが。

このドキュメントスキャナーが素晴らしいのは、50枚程度の資料でも一度にセットすれば、自動的に紙送りして全てPDF形式に変換してパソコンに保存して くれる所です。フラットヘッドスキャナーでこの作業をすると、資料を1枚1枚入れ替えなければならず、とても面倒でできるものではありません。

これを導入してからは、資料は紙の形では残さず、全てスキャンしてデータの形で保管しています。

 

PDF形式で保管するメリットとしては、

1.ファイルの場所をとらない ⇒データなので、物理的な場所は必要なくなる。
2.PDFのテキスト検索機能があるため、パソコン上でテキスト検索して必要な場所をすぐに表示させることができる。
3.iPhoneにデータを入れて、どこでも資料を参照することができる。(私はiPhoneのGoodReaderというアプリを使っています。これはUSBでiPhoneへ転送できるため、速度が速くてストレスがありません。)
4.重い本や紙の形の資料を持ち歩かなくても、ノートパソコンまたはハードディスク1つで大量の資料を持ち歩くことができる。(本よりもパソコンの方が重い場合もありますが)
5.勉強会資料を作る際に図を載せたい時、PDFファイルから図をコピーしてすぐに貼り付けることができる。

デメリットとしては、

1.紙のようにどこへでも持ち歩いて気軽に読むという取り回しがしにくい。(プリントアウトすればまた紙の形にはなりますが)
2.マーカーでラインを引いたり、横にメモを書き込んだりといった、アナログ的な使い方ができない。
3.常にバックアップをとっておかないと、大量のデータが一気に消失する危険性がある。
4.パソコンやiPhoneでは電池に限りがあるため、電源がない場所ではずっと見続けられない不安がある。

があげられます。
アナログとデジタル、それぞれのメリットを組み合わせて使うことが大切かと思います。


■医学書を丸ごとPDF化する

私は本がとても好きなので、ついつい医学書をたくさん買い込んでしまい、本棚がいっぱいになり、入りきらなくなってしまいます。本棚からあふれた医学書が部屋を占有してきています。

そこで、医学書も丸々デジタル化しようと思いたちました。
この本にも書籍のデジタル化について詳しく書かれています。

■本をどうやって裁断する?

この本に書いているように、裁断機なるものを調べたのですが、どうも価格が高いです。
Plusの裁断機なんかは3万円以上しますね。

中国製だと1万4千円程度でありました。

とはいえ、裁断機にそんなにお金をかける気にならなかったので、ホームセンターでカッティングボードと大きいカッターと、定規を買ってきました。
全部で¥3,000程度でした。
低コストですが、これがなかなかよく切れます。
ただ、細かい切りくずが出るのがデメリットですが。
まぁ、裁断機の3分の1ぐらいの値段なので切りくずぐらいは我慢しないとしょうがないですね。

■スキャン後の後処理

こうして医学書をScanSnapでPDF化した後には、後処理で一手間かけましょう。
まずは、スキャンしたページに抜けがないかチェックします。
時々、二重に紙送りされたりしてページが抜けてしまうこともありますので。

ページに抜けがなければAdobeのAcrobat Standardを使ってOCRしてテキストを抽出します。
300ページ程度の医学書をOCRするのに約30分程度かかりますが、OCRしておけばPDFファイルのテキスト全文検索ができるようになるのです。

テキスト検索は非常に便利です。
調べたい語句を入力すれば、その語句が含まれるページを一発で表示させることができるのです。
いちいち索引を調べなくても一発で表示できるとスピードがアップします。

以上で医学書のPDF化が一通り完成です。

あとはパソコンで使用しても良いし、iPhoneに転送すればいつでも勉強することができるようになります!

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